Cloud werkplek: meer voor dezelfde kosten

Auteur(s): Sytse van der Schaaf Robin de Haas Kaj Wen

Nieuws

Complexiteit zo efficiënt mogelijk ondersteunen. Zo zou je de exercitie kunnen noemen die organisaties ondernemen om de eigen medewerkers op een efficiënte en veilige manier toegang te geven tot software en data. Over de jaren heen zijn de kosten voor de ICT werkplek ongeveer gelijk gebleven, blijkt uit de facts van METRI. Voor dat bedrag beschikken organisaties wel over veel meer flexibiliteit en een grote diversiteit aan werkplekken.

Van flexwerkplekken, informele en formele vergaderruimten, concentratie booths, belkamers tot ontspanningsplekken. En dan hebben we het nog niet gehad over het aantal devices en de applicaties die medewerkers gebruiken voor hun werk. Werkplekconcepten ondersteunen inmiddels een grote verzameling aan werkvormen. In toenemende mate zijn deze concepten gebaseerd op de grote public cloudplatformen van Microsoft, AWS en Google. Een voorbeeld daarvan is het Amazon WorkSpaces concept dat gebruikers een snel reagerende desktop naar keuze voorschotelt door de werkplekhardware in deze cloud te beheren, besturingssystemen en patches uit te rollen en virtuele werkplekvormen als VDI (Virtual Desktop Infrastructure) zo efficiënt mogelijk aan te bieden.

Keuzevrijheid

De keuzevrijheid wordt vergroot door de dienst Appstream van deze cloud provider die eindgebruikers toegang geeft tot gerichte enterprise applicaties door deze interface te streamen naar het gewenste apparaat. Zonder specifieke hardware of infrastructuur aan te schaffen, in te richten of te beheren kunnen bedrijven software naar een willekeurig aantal gebruikers streamen. Vanuit een browser krijgen werknemers de volledige desktopversie van deze software bedienen.

En dat is niet de enige cloudsmaak, die werkplekbeheer ondersteunt. Zo heeft Microsoft de dienst Autopilot geïntroduceerd in zijn Azure-cloud. Laptops van bepaalde merken worden al in de fabriek voorgeconfigureerd om met deze dienst samen te werken. Zodra een eindgebruiker de laptop thuis opent, wordt hij of zij via internet doorgestuurd naar de Autopilot dienst in Azure om de juiste configuraties en applicaties te installeren. Hardwareleverancier, beheerders en eindgebruikers komen op deze manier in een heel andere verhouding te staan, waarbij de Azure cloud als een centraal schakelpunt fungeert.

Figuur 1. Verloop in ICT kosten werkplek
Figuur 2. Factoren die werkplek goedkoper maken in procenten.

Over de periode 2010-2018 zijn de kosten voor een werkplek nagenoeg op hetzelfde niveau blijven liggen. In 2018 is een lichte daling te zien in de kosten voor de werkplek ten opzichte van 2017 met 0,3% (zie figuur 1). Belangrijke reden voor deze dalende trend is dat devices en software in toenemende mate vanuit de cloud beheerd worden. De populariteit van Office 365 is daar ook een voorbeeld van. Voor veel organisaties bestaat een eerste stap naar de cloud uit data-opslag, e-mail of office- en bedrijfsapplicaties op basis van een online Office 365 abonnement. Medewerkers hebben het hele etmaal vanaf elk apparaat en op elke locatie veilig toegang tot hun cloud desktop.

Eigen IT-infrastructuur die centrale werkplekvoorzieningen faciliteren zijn bij deze cloudaanpak niet meer nodig. Bij traditionele werkplekconcepten waren centrale en gedistribueerde diensten als het beheer van softwaredistributies, desktops, bestands- en mailomgevingen een voorname kostenpost. Daarnaast zorgden investeringen die nodig waren om een werkplek en de bijbehorende software goed te beheren, ervoor dat een organisatie enkele jaren vastzat aan dit werkplekconcept. METRI ziet in de kosten dat dit aspect van end user management de afgelopen jaren het meest gedaald is.

Het verlagen van de werkplekkosten door een cloudaanpak is vooral terug te zien in de daling van centrale en gedistribueerde diensten die bij traditionele werkplekconcepten een voorname kostenpost waren (zie figuur 2). Deze kostenfactor ging de afgelopen twee jaar met 5,4% omlaag. Ook de dalende trend van kosten voor telematica zetten verder door (-2,7%). Medewerkers zijn dagelijks steeds meer online en gebruiken applicaties ook op andere devices onderweg en thuis. Door de sterk gedaalde kosten van mobiel internet heeft dit bedrijven toch niet op hogere kosten gejaagd. Een combinatie van concurrentie en een enorme toename van de capaciteit door de komst van 3G- en inmiddels ook 4G-netwerken heeft ervoor gezorgd dat providers eenvoudig aan de groeiende vraag naar mobiel internet konden voldoen zonder dat dit ten koste ging van hun omzet en marge.

Daarnaast zijn de kosten voor telematica gedaald door het verdwijnen van de traditionele telefoonlijn en door vast-mobielintegratie. Door deze integratie zijn werknemers bereikbaar via één nummer op zowel een vaste telefoon op het bureau als de mobiele telefoon. Telefooncentrales worden in softwarevorm afgenomen, hetgeen de kosten voor telefonie verder drukt. Die trend zal waarschijnlijk de komende jaren doorzetten als online vormen van Unified Communications doorbreken. In deze toepassing worden meerdere communicatievormen gecombineerd in een app waaronder chat, e-mail, bellen en videovergaderen. Die app is vervolgens op de werkplek maar ook op andere devices te gebruiken.

Hogere kosten

Sommige aspecten van de werkplek zijn juist duurder geworden door het vercloudiseren van de werkplek (zie figuur 3). Zo ging het Management & Advies component wederom fors omhoog met 8% in een jaar tijd. Het afstemmen van klanten op gestandaardiseerde online werkplekconcepten brengt kosten met zich mee. Daarnaast zijn er meer investeringen in security en voor adequaat gebruik van cloudoplossingen zijn belangrijke oorzaken voor deze stijging. Ook de beheerkosten stegen licht met 1,3% voornamelijk doordat de post voor client software bij een cloudwerkplek geschoven wordt onder de kosten voor het beheer. Een andere kostenfactor die de afgelopen twee jaren steeg, was gebruikersondersteuning. De tarieven van servicedesk zijn gemiddeld gezien gestegen door een verhoging van de uurtarieven en de minieme daling van supporttickets. Ook het uurtarief voor on site support is gestegen, maar de kosten voor lokale ondersteuning gingen toch omlaag doordat dit minder voorkomt. De kosten voor training van eindgebruikers zijn gestegen met 2%.

  • ICT mngt & Advies
  • Servicedesk
  • Werkplekbeheer
  • Training
Figuur 3. Factoren die werkplek duurder maken in procenten.

Flexibiliteit

Over de langere termijn valt te concluderen dat het beheer van werkplekken vanuit de public cloud niet tot lagere kosten voor werkplekken hebben geleid. Wel geeft deze aanpak organisaties veel meer flexibiliteit. Bij een cloudversie van een beheerde werkplek zijn dedicated voorinvesteringen niet meer nodig. Daardoor komt er veel meer aandacht vrij voor het realiseren van toegevoegde business waarde. We zien dat terug bij branche gerelateerde werkplekconcepten, waarbij dienstverleners door het gestandaardiseerde werkplekaanbod hun toegevoegde waarde bewijzen door hun klanten te helpen met verbeteringen in het applicatieportfolio.

Daarnaast biedt een gestandaardiseerde werkplek ook het voordeel dat er veel meer aandacht kan zijn voor diversiteit in organisaties. De kwaliteit van het werkplekaanbod is ook belangrijk geworden omdat de millenial generatie aan werknemers inmiddels in groten getale aanwezig is. Zij hebben hoge verwachtingen en stellen hoge eisen aan de werkplek. Verschillende doelgroepen in een organisatie krijgen een desktop aangeboden die optimaal is toegesneden op hun takenpakket. Organisaties krijgen meer mogelijkheden om verschillende types devices af te stemmen op verschillende persona’s in een organisatie. Dienstverleners gaan ook gemakkelijk in deze klantvraag. Doordat het werkplekbeheer uitgeserveerd kan worden vanuit een gedeelde cloudinfrastructuur hoeven zij minder toegewijde investeringen voor losse opdrachtgevers te doen.

Facilitaire kengetallen

METRI werkte dit jaar net als andere jaren mee aan de onafhankelijke facilitaire kengetallen, die NFC Index® Kantoren jaarlijks publiceert. Deze NFC Index® kantoren wordt verkregen door de mediaan van de kosten per vierkante meter van alle hoofdactiviteiten van de norm NEN-EN 15221 bij elkaar op te tellen. De kosten voor de werkplek uitgedrukt naar m2 verhuurbare vloeroppervlakte (vvo) worden verkregen door de gerealiseerde kosten voor Strategisch Facility Management, Gebouw & Infrastructuur, Mens en Organisatie, ICT en Horizontale functies bij elkaar op te tellen. De ICT kosten voor de werkplek zijn tussen 2017 en 2018 licht gestegen met 0,2% per m2 verhuurbare vloeroppervlakte. De NFC Index® KANTOREN, 2018 is gebaseerd op 120 gebouwen met een totaal oppervlakte van 2.009.170 m² vvo. Zie voor meer informatie de website van NFC index.



Deel dit artikel:

Boeingavenue 251 - 1119 PD Schiphol-Rijk - Nederland - Tel + 31 20 655 1777