In april 2014 heeft METRI met het aantrekken van Director Zorg Gerbrand de Ruiter een definitieve stap gezet in de zorgsector. Gedurende de afgelopen periode hebben we dan ook een belangrijke bijdrage geleverd aan interessante projecten. Gerbrand, die eerder werkte voor het ministerie van Defensie en Oogziekenhuis Rotterdam, heeft ze op een rijtje gezet met een deskundige (en mogelijk voor u inspirerende) toelichting.

Fusie tussen twee zorginstellingen (care):

Twee bekende zorginstellingen staan aan de vooravond van een fusie. In deze fusie spelen veel belangen een rol, zeker die van de functie van ICT en het informatiemanagement. Een nieuw informatieplan vormt de basis van het te volgen beleid. De een neemt de ander over en om het informatiebeleid voor beide partijen op orde te krijgen moet er een goed beleidsplan gemaakt worden. Informatievoorziening binnen de zorg wordt steeds meer van strategisch belang. De zorg voor de cliënten, het voeren van adequaat beheer van personeelsbeleid en planning, het sturen op kritische succesfactoren en inzicht in de financiën is ondenkbaar zonder de essentiële inzet van ICT.
Een enorme uitdaging, dit project. Wij hebben het informatiebeleidsplan opgesteld, waarbij er gestart is met een analyse van de huidige situatie op het gebied van ICT en Informatiemanagement. Hierbij is de maturity of de informatiemanagement van groot belang. Dit alles deden we op basis van COBIT 5, een uitstekend framewerk waarmee de bedrijfsstrategie wordt gekoppeld aan de ICT en informatietechnologie. Het interessante is: ICT is door deze werkwijze niet meer het ‘speeltje’ van de ICT-manager die alles oppakt, maar veel meer een brede manier van informatiemanagement. We kijken niet meer welk netwerk we hebben, Cisco of HP, maar welke stroom gaat er over ons netwerk en hoe belangrijk is dat? Ook de beleids- en besluitvorming rondom alles wat een organisatie gaat doen met de informatie wordt breed getrokken naar het totale management in plaats van naar die ene ICT-specialist. METRI stelde voor de twee fuserende instellingen het beleid op waarbij de transformatie van verantwoordelijkheden voor IT van de ICT-afdeling naar het MT en het bestuur is gegaan.

Wat zijn de principes van COBIT 5? Ik stelde de vijf belangrijkste voor u op een rij:

• Principe 1: Tegemoet komen aan de behoefte van de stakeholders;
• Principe 2: Cobit 5 dekt het bedrijfsproces end to end en dus niet alleen ICT-processen;
• Principe 3: Toepassen van een enkelvoudig en geïntegreerd framewerk;
• Principe 4: Het toepassen van een holistische aanpak;
• Principe 5: Het scheiden van beleid en management.

Op basis van COBIT is het beleid opgesteld voor de ‘nieuwe’ zorginstelling. De algemene beleidsregels hierbij zijn:

• Cobit5 wordt gebruikt voor het opstellen van Informatiebeleid (IT Governance) en het koppelen van dit beleid aan de bedrijfsstrategie Enterprise Governance;
• Informatiemanagement wordt de basis voor ICT;
• De scheiding tussen beleid en management moet worden ingericht, Demand en supply-model wordt doorgevoerd.

Verder zijn er door ons belangrijke keuzes gemaakt ten aanzien van applicaties, netwerken en systemen:

• Make or Buy beleid;
• Maatwerk versus standaard beleid;
• Best of Breed versus Best Suite beleid.

En wat deden we met het beleid ten aanzien van informatiebeveiliging, privacy en security?

• Voor informatie beveiliging wordt in 2015 gewerkt naar Nen 7510/7512/7513/7521 normering;
• Voor security wordt gebruik gemaakt van NIST-rincipes beschreven in nistir-7497.

Tot slot het beleid ten aanzien van projecten:
• Een project portfolio en portfoliomanagement;
• Voor projectmanagement op basis van Prince2.

Benchmarking in zorginstelling (cure): 1 miljoen euro bespaard

Een grote leverancier van telefonie, netwerken en hosting heeft een aanbod gedaan voor een groot fusieziekenhuis. De twee ziekenhuizen hebben METRI gevraagd het aanbod te benchmarken ten opzichte van marktconformiteit. Uit het benchmark onderzoek bleek dat twee van de drie kavels marktconform waren, maar één kavel week af van de markt. Na de benchmark is door de ziekenhuizen aan de leverancier het verzoek gedaan of deze de prijs wilde aanpassen. Het effect is dat de ziekenhuizen een aanbod hebben gekregen die 1 miljoen euro lager is voor een periode van vijf jaar. De leverancier heeft de prijs aangepast aan de marktprijs.

De tweede fase waarin METRI is betrokken is nu het opstellen van het contract waarbij de besparing ook zal worden gerealiseerd en de aanbiedende partij mede verantwoordelijk wordt gemaakt voor het bereiken van de business-case.

Advies voor klein ziekenhuis: outsourcing richting groot ziekenhuis

Binnen de zorg heb je grote en kleine ziekenhuizen. Een klein categoraal ziekenhuis had de uitdaging om binnen het systeem- en netwerklandschap meer redundantie – het meervoudig uitvoeren van voorzieningen – te brengen. Daarnaast moest ook de main equipment room worden ge-upgrade. De investeringskosten die hiermee gemoeid zijn waren erg hoog. Een ander groot probleem bleek de schaalbaarheid van zowel het systeem als het netwerk.
Het ziekenhuis heeft METRI een onderzoek laten doen naar de mogelijkheid om het beheer van het netwerk en systeemlandschap te laten outsourcen. Na een gedegen onderzoek, waarbij onder meer is gekeken is naar de eisen van de NEN-normering en de privacy wetgeving, is geconcludeerd dat het landschap inderdaad te outsourcen is. Wij hebben geadviseerd om te kijken of het nader gelegen academische ziekenhuis de mogelijkheden had om dit beheer op te pakken.
Inmiddels is het ziekenhuis – op eigen kracht – het outsourcen aan het inrichten met het nabij gelegen ziekenhuis. Dit is voor beide partijen aantrekkelijk. Vanwege de schaalgrote zijn de prijzen van leveranciers nu interessant en de samenwerking kan worden geoptimaliseerd.

Wilt u meer weten wat METRI kan betekenen in de zorg? Neem dan contact op met GERBRAND RUITER via 06-10758939.