Zittend aan een Spaans zwembad terwijl mijn gezin lekker de hort op was, overpeinsde ik de eerste zes maanden van dit zakelijk jaar. Mijn gedachten bleven hangen bij een prachtige opdracht voor een wereldwijde organisatie in de food industrie. We hadden die klus net voor mijn vakantie afgerond en ik moest denken aan het WK voetbal in Brazilië.
Duitsland won. Zoals altijd. Argentinië werd tweede. Maar zo erg was dat niet. Daar waren ze achteraf best trots op. Nederland werd derde. Brazilië, de nummer vier, keek terug op een geweldig toernooi in eigen land. Er kan er maar één winnen. Maar verliezers kende dit WK eigenlijk niet.
Wat een treffende parallel. Onze opdracht leverde een tevreden klant op en vier tevreden leveranciers. Jazeker, ondanks dat er drie partijen de deal niet kregen, achter het net visten, zo u wilt. Eén partij ‘won’, maar het algemene gevoel bij iedereen was goed. Natuurlijk werd er even gebaald nadat de kogel door de kerk was, zoals Messi baalde toen hij tegen zijn zin in tot beste speler van het WK werd verkozen maar zonder wereldbeker naar huis mocht.
Aan dat zwembad dacht ik na waarom iedereen tevreden was. Eigenlijk is het antwoord simpel. Het samen met de klant uitgevoerde proces was zeer kort (er zaten twaalf weken tussen de kick off en het uiteindelijke besluit), de informatievoorziening zeer transparant, het proces bood ruimte aan informaliteit en er werd optimaal gebruik gemaakt van de expertise en ervaring van de leveranciers.
Maar eigenlijk was er één zaak nog belangrijker. Tijdens de kick off spraken we af dat de leveranciers in één keer met hun beste prijs zouden komen. En die toezegging hebben we ook gekregen. Dus niet een weken durend spel waarbij partijen tegen elkaar worden uitgespeeld, nee, de kaarten op tafel. Alleen een veranderde scope rechtvaardigde een aanpassing van de financiële aanbieding. En die financiële aanpassing is, door de manier van uitvragen, ook maximaal transparant.
Niets komt je aanwaaien, niets wordt klakkeloos geloofd, of je nou blauwe ogen hebt of een eerlijke stropdas. Je zag de leveranciers tijdens de kick off denken: ja, ja, je kunt het mooi vertellen maar wie zegt dat jij geen spelletje speelt. Dat wij onze kaarten tegen de borst houden om de leveranciers later bij de klant tegen elkaar uit te spelen. Maar scepsis mag. Argwaan ook. Alles wat aandacht krijgt, groeit. Zo is het ook met vertrouwen. En transparantie. Zelfs de afdeling procurement van de klant heeft het volgehouden om niet in het traditionele rollenspel te vervallen.
In de praktijk moet de komende maanden blijken of de leverancier echt zijn expertise en ervaring maximaal gaat gebruiken zonder te vervallen in oude gewoontes als ‘out of scope’ of scope uitbreiding. Ik ben hier optimistisch over.
No mystery maar transparantie. De marge blijft dan zeker behouden en de kwaliteit van de deal en de samenwerking wordt veel beter. Een goed begin is het halve werk. Nu ben ik vooral benieuwd of we hier in de toekomst in breed verband de handen voor op elkaar krijgen.