Besparen op IT kosten: 10 tips van Metri

1. Herken de signalen dat je moet overstappen van IT-leverancier

Het kan voorkomen dat je steeds minder tevreden bent over uw IT-leverancier. Er zijn signalen dat je eigenlijk moet overstappen naar een andere leverancier. De problemen die je hebt worden traag of helemaal niet opgelost. Dus wat doe je? Je gaat er maar weer achteraan. Intussen maak je maandelijks steeds een behoorlijk bedrag over. Het kan gebeuren dat je in zo’n situatie ook nog eens een factuur krijgt wat niet in het servicecontract is vastgelegd. Maar overstappen houd je tegen. Te ingewikkeld, te veel gedoe.

Hoe kun je kosten besparen door over te stappen naar een nieuwe leverancier?

Stel voor jouw organisatie de vragen vast, om te kijken of de huidige leverancier bij jouw organisatie past. Metri doet dit vaak aan de hand van haar sourcing drivers, enkele voorbeelden hiervan zijn:

Wat zijn jouw verwachtingen van een IT leverancier?
Moet deze acteren op jouw vragen en volgen of juist proactief zijn? Sluit de leverancier aan bij jullie bedrijfscultuur?

Voor welke ontwikkelingen staat jouw organisatie, die mogelijk invloed kunnen hebben op je IT omgeving?
Ga je binnenkort overstappen op een ander software pakket, of overweeg je om verouderde hardware te vervangen?

Heeft de beoogde IT leverancier kennis van jouw bedrijfstak?
Als deze vraag met “ja” beantwoord kan worden, kan de ICT partij nog beter met je meedenken, want deze heeft branche specifieke kennis.

Is de informatie die je ontvangt afgestemd op jouw kennisniveau?
– Met andere woorden, begrijp jij als medewerker met enige IT kennis waar het over gaat en voel jij je gehoord? Weet de accountmanager, die je spreekt, de informatie ook op om een andere manier uit te leggen, helemaal als je daar om gevraagd hebt.

-Of kijkt deze juist vooral naar een IT oplossing die past bij jouw organisatie? De cloud is niet geschikt voor elk bedrijf. De wetgeving kan hier onder andere bepalend in zijn.

Wordt er überhaupt gekeken hoe jouw huidige IT omgeving in elkaar zit?
Voor een IT leverancier over kan gaan tot het uitbrengen van een offerte is het van belang dat jouw volledige ICT-omgeving in kaart wordt gebracht. Alleen dan is het mogelijk om tot een zo compleet mogelijke inschatting of offerte te komen.

Metri neemt in haar aanpak de tijd om de gewenste situatie te bespreken met de klant en leveranciers, zodat beide partijen niet voor verrassingen komen te staan en de juiste aanvraag wordt gedaan.

Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

2. Bespaar geld door niet te optimistisch te begroten

Bij de opdracht tot het bouwen van een huis verwacht men een nauwkeurige opgave van de prijs, opleverdatum, benodigde materialen en personeel. De architect is in staat om op basis van het aantal kubieke meter inhoud van het huis en de specifieke wensen van de opdrachtgever een begroting te maken. Over het algemeen zal de uiteindelijk prijs en opleverdatum weinig afwijken van die begroting. Wie hetzelfde beeld verwacht bij het ontwikkelen van software, komt vaak bedrogen uit.

Te veel IT-programma’s en met name software realisatieprojecten mislukken, ook in de agile wereld. Daar worden vaak vele redenen voor genoemd, maar één belangrijke reden wordt vaak vergeten: een te optimistische begroting. In tegenstelling tot andere sectoren worden in de IT vaak ‘human judgement’ begrotingen gebruikt. Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat deze manier van begroten vrijwel altijd tot (veel) te optimistische begrotingen leidt, met als resultaat onevenredige extra kosten in de uitvoering en daarmee falende projecten.

Door gebruik te maken van professionele cost estimation technieken, gebaseerd op internationale standaarden, data en beproefde parametrische modellen, krijg je een goede onderbouwde en realistische begroting.

Door je begroting te laten controleren door een onafhankelijke partij als Metri, krijg je een objectief en parametrisch onderbouwd inzicht in de omvang van de te realiseren requirements, de benodigde uren, kosten en de benodigde expertise per functie. Dit leidt tot een duidelijke toename in het slagingspercentage en tot significante kostenbesparingen.

Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

3. Laat checken of je niet veel te veel voor de IT betaalt

IT-budgetten zijn binnen de meeste bedrijven een heikel onderwerp. Vaak is er onvrede over het kostenniveau of de kwaliteit van de geleverde IT dienstverlening. Of over beide. Metri voert in zo’n geval voor haar klanten een ‘benchmark’ uit om, op basis van de feiten, richting te geven in deze discussies.

Door de eigen uitgaven te vergelijken met andere organisaties, met vergelijkbare IT diensten, is het mogelijk de zaken transparant en inzichtelijk te maken. Veelal levert dit feitelijke verbeterpunten op. Door het beoordelen van de verschillende diensten en kosten vindt Metri vaak verbeterpunten en kunnen optimalisaties worden ingezet.

Door de IT-diensten te ‘decomponeren’, via het zogeheten Component Based Model van Metri, is het mogelijk om verschillende organisaties en IT diensten objectief te vergelijken. Het uitvoeren van een kosten– of prijs-benchmark geeft een helder en onderbouwd beeld van de marktconformiteit, inclusief mogelijke verbeteringen van de aanwezige IT-diensten.

Eerlijke prijs gedurende je contract

Klanten van Metri nemen vaak benchmark-clausules op in hun IT-contracten. Dergelijke clausules hebben als voordeel dat ze de klant in staat stellen om een onafhankelijke partij als Metri te laten kijken naar de prijsstelling van de aanbieder. Hierdoor weet je zeker dat je gedurende de looptijd van het contract een eerlijke, marktconforme prijs betaald.

Vaak verlenen opdrachtgevers (kleine) opdrachten vaak onderhands. Daarnaast zijn opdrachtgevers -en nemers zich steeds meer bewust van de waarde van een langlopende samenwerking. Daarbij passen onder andere langlopende contracten en contractverlengingen. In dit soort situaties willen opdrachtgevers wel weten of de (verlengde) offerte marktconform is. Soms wil een opdrachtnemer dat ook proactief oppakken, bijvoorbeeld na verloop van tijd bij een langlopend contract. IT Benchmarks helpen je hierbij.

Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

4. Zorg voor een applicatiescan: dit kan veel geld opleveren!

Veel organisaties willen de wendbaarheid van hun IT verbeteren, verhuizen naar de cloud of zijn bezig met het plannen van digitale transformatie, maar weten niet waar ze moeten beginnen.

Uit onderzoek van Metri is gebleken dat veel organisaties, die een digitale transformatie willen opstarten of hun applicatielandschap willen moderniseren, geen goed zicht hebben in de technische staat van het applicatieportfolio en te weinig inzicht in het bedrijfsbelang van de individuele applicaties. Ze weten niet goed waar te beginnen, zijn niet in staat gerichte keuzes te maken en het opbouwen van het benodigde inzicht kan vaak vele maanden duren, waardoor er onnodige hoge kosten gemaakt worden.

Per applicatie vragen we de eigenaar een korte vragenlijst in te vullen. Hierdoor is Metri in staat om per applicatie een, op feiten gebaseerde, toekomststrategie te adviseren. Dit levert veel tijdwinst op en zorgt ervoor dat uw organisatie snel de vruchten van de digitale transformatie kan plukken.

Door deze aanpak krijg je in een zeer kort tijdsbestek een op feiten onderbouwd inzicht in de kwaliteit, de business impact, cloud readiness en de aan te bevelen transformatiestrategie per applicatie.

Zorg ervoor dat de gehele situatie goed in kaart is gebracht, zodat er snelle en gerichte acties kunnen worden ondernomen, kosten besparen en de waarde van de transformatie vergroten.

Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

5. Zorg dat kosten niet te hoog oplopen in de cloud

Het rijke landschap van applicaties is sterk veranderd en nu zien we door de bomen het bos niet meer. Hoe kan het nu dat de facturen van de public cloud providers zo hoog uitvallen? Met cloud zou alles toch goedkoper worden?

Alle financiële zaken die te maken hebben met de cloud zijn inmiddels bekend als cloud economics. Maar hoe zorg je ervoor dat de cloud economics van jouw organisatie op orde zijn? Het komt aan op het managen van verwachtingen, kosten en realtime-dashboarding.

Het terugbrengen van kosten en het verbeteren van de IT-efficiëntie zijn de voornaamste redenen voor organisaties om de overstap te maken naar de cloud. Zonder Cloud Economics vallen deze besparingen vaak tegen. De juiste maatregelen moeten worden genomen, anders worden de kosten juist snel onbeheersbaar. Metri heeft al veel klanten geholpen om deze kosten weer beheersbaar te maken en te houden.

Eén van de grote voordelen van public cloud is de extreme mate van flexibiliteit en schaalbaarheid ten opzichte van meer klassieke oplossingen. Flexibiliteit en schaalbaarheid gelden niet alleen voor de capaciteit, maar ook voor de kosten. Daar komt nog de huidige beweging bij van IT afdelingen naar een meer business-georiënteerde opzet, met autonome teams die zelf hun cloud resources afnemen en beheren. Door je cloud omgeving te laten doorlichten door een onafhankelijke partij als Metri wordt al snel aangegeven waar de kosten zitten en waarop bespaard kan worden. Vervolgens is het noodzakelijk om deze besparingen te realiseren en uw organisatie klaar te maken om dit zelf te gaan doen.

Dus de vraag die je jezelf stellen moet is; hoe maak ik met mijn organisatie, optimaal gebruik van cloud economics?

Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

6. Aflopende contracten? Nieuwe besparingen!

De afgelopen jaren zijn IT-outsourcingprojecten vooral ingezet om kosten te besparen. Vandaag de dag is kostenreductie nog steeds een belangrijke reden om delen van de IT-activiteiten binnen een organisatie door een externe leverancier te laten verzorgen. Succesvolle organisaties doen immers niet alles zelf, maar regisseren en werken samen met externe partijen.

Organisaties die geen gebruik maken van een onafhankelijke partij die de contracten onder de loep neemt, zien daarbij vaak over het hoofd dat een uitbesteding ook moet helpen bij het innoveren en flexibeler maken van de bedrijfsvoering. Wie deze sourcing drivers niet meeneemt in zijn ‘hercontractering’ of leverancierselectie, zit jaren vast aan een contract waar het bedrijf op korte termijn frustraties van krijgt en bovendien het gevaar loopt achterop te raken.

Kortom, aflopende contracten vormen een perfecte aanleiding om de totale strategie op het gebied van sourcing te herijken. Daarbij liggen er volop kansen om, naast kostenreducties, de kwaliteit, innovatie, flexibiliteit en andere sourcing drivers op te nemen als integraal onderdeel van de uitbestedingsstrategie. Om teleurstellingen te voorkomen is daarbij het definiëren van een realistische transitie naar de nieuwe situatie een vereiste, voor zowel de regie-organisatie als de ICT-leveranciers. Zorg er dus voor dat de afgesproken sourcing drivers concreet geborgen zijn in de contractenportefeuille, de individuele uitbestedingsovereenkomsten en de besturing van de (regie)organisatie

Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

7. Meten is weten: laat Agile teams objectief monitoren

Nu zelforganiserende Agile- en DevOps-teams steeds meer ingeburgerd raken in veel organisaties, beginnen de zorgen bij het management toe te nemen. Hoe weet men nog wat wanneer klaar is, wat de kosten zijn en of dit in verhouding is met de geleverde waarde? Teams komen met allerlei metrieken als story point, maar deze zijn subjectief en alleen bruikbaar op teamniveau. Kortom: niet geschikt als input voor managementbeslissingen.

CIO’s raken hierdoor het overzicht kwijt, maar er wordt wel van hen verwacht dat ze concreet bijdragen aan het succes van de organisatie door business waarde te leveren tegen zo laag mogelijke kosten. Aangezien agile way-of-working in de praktijk vaak duurder is dan traditionele ontwikkeling, is performance monitoring cruciaal. Zeker in het geval waar grote delen van teams worden geleverd door externe leveranciers, is het monitoren cruciaal.

De meeste IT-leveranciers claimen High Performance Teams te leveren, maar kwantificeren dit niet en leveren op basis van Time en Material (uren keer uurtarief), zonder ownership te pakken voor het geleverde product. Er is geen enkele prikkel om productiever te worden en betere kwaliteit te leveren. Wel om meer uren te besteden en dat gebeurt dan ook vaak, waardoor de kosten omhoog schieten.

Om kosten te besparen en de geleverde waarde per team te vergroten, is een stuurmechanisme noodzakelijk. Dit kan je laten meten door een onafhankelijke partij als Metri. Hierdoor houd je de leverancier scherp, krijg
je de beste mensen en wordt het mogelijk leveranciers op basis van geleverde waarde te betalen in plaats van bestede uren.

Metri Intelligence
Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

8. Betaal niet impulsief te veel in een crisis

Nederlanders werken de komende tijd zoveel mogelijk vanuit huis, met als doel de verspreiding van het nieuwe Covid-19 virus tegen te gaan. Hoe staat het met de IT-connectiviteit tijdens een crisis? Worden te snel te dure contracten afgesloten om maar up en running te blijven? Wat zijn de belangrijkste zaken waarop je moet letten?

Kan jouw IT-infrastructuur het aan?

Heeft jouw bedrijf voldoende licenties om alle medewerkers te kunnen laten thuiswerken? Hebben de servers voldoende capaciteit om grotere aantallen thuiswerkers te bedienen, of gaat het werken nu voor jouw medewerkers tergend langzaam?
Het is juist nu een goed moment om dat uit te laten zoeken en ervoor te zorgen dat je niet te veel betaalt.

Kan jouw telecom-infrastructuur het aan?

Als alles aan de IT-zijde op orde is, kan de telecomverbinding van jouw organisatie nog roet in het eten gooien. Is er wel voldoende capaciteit beschikbaar, of slibt deze verbinding helemaal dicht? Kijk ook naar de service level agreement met je IT leverancier: is de volledige capaciteit gegarandeerd, of mag de leverancier ook een lagere snelheid bieden? Ook andere organisaties in jouw omgeving zullen immers meer thuiswerkers hebben. Ook hier geldt: het is nu een goed moment om dat uit te laten zoeken en ervoor te zorgen dat je niet te veel betaald en dat je de juiste kwaliteit krijgt.

Is jouw organisatie berekend op uitval?

Vaak is de thuiswerkomgeving met lagere beschikbaarheids- en dienstverleningsafspraken ‘nice to have’. Maar als voor langere tijd grote groepen medewerkers moeten thuiswerken, dan wordt het een ‘need to have’. Uitval van verbindingen of systemen moet dan bijvoorbeeld sneller hersteld worden. Heeft jouw organisatie één internetverbinding? Dan is dat nu een kwetsbaar punt. Overweeg om er een tweede verbinding naast te leggen, liefst via een andere route en een andere leverancier. Nu is het een goed moment om dat uit te laten zoeken en ervoor te zorgen dat je niet te veel betaalt en dat je de juiste kwaliteit krijgt.

Is jouw werkplek veilig genoeg?

Daar waar men normaal gesproken af en toe een dagje thuis werkt, wordt er nu door de coronacrisis veelal noodgedwongen vanuit huis gewerkt. Gelukkig zijn er vandaag de dag voldoende technologische toepassingen die dit faciliteren (werken in de cloud, e-mail, videoconference etc.) waardoor dit goed in te richten is. Wees je echter wel bewust van de risico’s die hieraan kleven.

Organisaties nemen vaak maatregelen om op kantoor digitaal veilig te kunnen werken. Denk hierbij aan een antivirus op alle computers, een firewall, een beschermend wifi-netwerk en een apart netwerk voor gasten.
Het thuiswerken brengt echter andere risico’s met zich mee. Een medewerker gebruikt misschien zijn (onveilige) privé-computer, die ook door zijn kinderen gebruikt wordt, of heeft het thuisnetwerk niet goed beveiligd, waardoor deze eenvoudig te hacken is. Hierdoor is de kans groter dat je bedrijfsgegevens in verkeerde handen vallen.

Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!



Deel dit artikel:

Boeingavenue 251 - 1119 PD Schiphol-Rijk - Nederland - Tel + 31 20 655 1777