Hoe maak je zelf eigenlijk een keuze wanneer je iets gaat kopen? Kies je bij je dagelijkse boodschappen voor een A-merk en niet voor het supermarktlabel, ofschoon dat soms uit precies dezelfde fabriek komt? Laat je je keuze bij grotere aanschaffen afhangen van de bekendheid van een merk, ofschoon de kwaliteit misschien niet zo veel uiteenloopt. Wat rechtvaardigt voor jou het prijsverschil?
In onze blog “Offerte-uitvragen: meestal geen open boek”, geven we al een inkijk in het arbeidsintensieve offerte-uitvraagtraject. Echter met het schrijven van een goede offerte-uitvraag ben je er nog niet. Hoe maak je nu de keuze voor de juiste oplossing en de best passende leverancier? Leveranciers hebben vaak vaste teams die gepokt en gemazeld zijn in het schrijven van offertes. Mogelijk heb je als klant beperkte ervaring met selectietrajecten en is voor een beoordelingsteam het beoordelen van offertes veelal niet dagelijks werk. Het blijkt vaak uitdagend om uit de ontvangen offertes de kern te halen. Hoe kun je bepalen of een leverancier én zijn oplossing tegen de opgegeven kosten de beste keuze voor je organisatie is?
Het is belangrijk voor de beoordeling van offertes over handvatten te beschikken zoals;
- het vooraf vaststellen van sourcing drivers
- het gebruik van een beoordelingsmodel en
- het betrekken van een multidisciplinair beoordelingsteam
Voordat je een offerte-uitvraag samenstelt, is het raadzaam vast te stellen wat je beoogt te bereiken met de opdracht, de sourcing drivers. Het is van belang dat deze een juiste weergave zijn van de belangrijkste redenen waarom je een dienst wilt uitbesteden: Wat zijn de bedrijfsdoelstellingen en hoe draagt de IT uitbesteding hieraan bij? Is het continuïteit, of innovatie? Technologisch voorop willen lopen? Betere schaalbaarheid? Lagere kosten? Efficiency? Etc. Hoe beter in kaart wordt gebracht wat het beoogde doel van de IT uitbesteding is, hoe beter een leverancier zijn oplossing en diensten daarop kan toespitsen en toegevoegde waarde kan leveren.
Wanneer van tevoren goed is nagedacht over deze sourcing drivers, heb je ook een goede basis voor het beoordelingsmodel. Het beoordelingsmodel geeft het team een houvast tijdens het doornemen van de offertes van de onderwerpen die scherp in de gaten moeten worden gehouden. De beoordeling moet uiteindelijk weergeven in welke mate de aangeboden oplossing en dienstverlening bijdraagt aan de (bedrijfs)doelstellingen. Een multidisciplinair beoordelingsteam helpt daarbij om de offertes vanuit verschillende invalshoeken te beoordelen.
We zien dat bij de uiteindelijke keuze ook andere aspecten sterk meespelen: Hoe heeft de leverancier zich gedragen tijdens het selectieproces? Hebben ze ons begrepen, hebben wij vertrouwen in de leverancier en in de oplossing? Wat zeggen andere klanten over de dienstverlening en wat zijn eerdere ervaringen? Deze wellicht wat zachte aspecten spelen een zeer belangrijk rol bij de uiteindelijke keuze. Meer dan voorheen is het van belang in welke mate de leverancier kan inspelen op klantvragen. We zien hierin vaak dat Cultural Fit een belangrijke driver is, die vertelt of een leverancier ‘past’ bij de klantorganisatie. Net als bij een grote privé- aanschaf, is de laagste prijs veelal niet doorslaggevend. De totale waarde die je als klant krijgt is dat wel.
Met een zorgvuldig en goed gestructureerd beoordelingsproces zorg je voor een goed fundament waarop je de keuze kunt verantwoorden in de eigen organisatie én richting de leveranciers. IDC Metri helpt je hierbij. Van definiëren van de sourcing drivers, samenstellen van de offerte-uitvraag tot bepalen van een beoordelingsmodel: we begeleiden je op een gestructureerde wijze naar de juiste keuze.
