Keuzestress : Hoe maken klanten de juiste keuze(s) bij een IT uitbesteding?

Hoe maak je zelf eigenlijk een keuze wanneer je iets gaat kopen? Kies je bij je dagelijkse boodschappen voor een A-merk en niet voor het supermarktlabel, ofschoon dat soms uit precies dezelfde fabriek komt? Laat je je keuze bij grotere aanschaffen afhangen van de bekendheid van een merk, ofschoon de kwaliteit misschien niet zo veel uiteenloopt. Wat rechtvaardigt voor jou het prijsverschil?

In onze blog Offerte-uitvragen: meestal geen open boek, geven we al een inkijk in het arbeidsintensieve offerte-uitvraagtraject. Echter met het schrijven van een goede offerte-uitvraag ben je er nog niet. Hoe maak je nu de keuze voor de juiste oplossing en de best passende leverancier? Leveranciers hebben vaak vaste teams die gepokt en gemazeld zijn in het schrijven van offertes.  Mogelijk heb je als klant beperkte ervaring met selectietrajecten en is voor een beoordelingsteam het beoordelen van offertes veelal niet dagelijks werk. Het blijkt vaak uitdagend om uit de ontvangen offertes de kern te halen.  Hoe kun je bepalen of een leverancier én zijn oplossing tegen de opgegeven kosten de beste keuze voor je organisatie is?

Het is belangrijk voor de beoordeling van offertes over handvatten te beschikken zoals;

  • het vooraf vaststellen van sourcing drivers
  • het gebruik van een beoordelingsmodel en
  • het betrekken van een multidisciplinair beoordelingsteam

Voordat je een offerte-uitvraag samenstelt, is het raadzaam vast te stellen wat je beoogt te bereiken met de opdracht, de sourcing drivers. Het is van belang dat deze een juiste weergave zijn van de belangrijkste redenen waarom je een dienst wilt uitbesteden: Wat zijn de bedrijfsdoelstellingen en hoe draagt de IT uitbesteding hieraan bij? Is het continuïteit, of innovatie? Technologisch voorop willen lopen? Betere schaalbaarheid? Lagere kosten? Efficiency? Etc. Hoe beter in kaart wordt gebracht wat het beoogde doel van de IT uitbesteding is, hoe beter een leverancier zijn oplossing en diensten daarop kan toespitsen en toegevoegde waarde kan leveren.

Wanneer van tevoren goed is nagedacht over deze sourcing drivers, heb je ook een goede basis voor het beoordelingsmodel. Het beoordelingsmodel geeft het team een houvast tijdens het doornemen van de offertes van de onderwerpen die scherp in de gaten moeten worden gehouden. De beoordeling moet uiteindelijk weergeven in welke mate de aangeboden oplossing en dienstverlening bijdraagt aan de (bedrijfs)doelstellingen. Een multidisciplinair beoordelingsteam helpt daarbij om de offertes vanuit verschillende invalshoeken te beoordelen.

We zien dat bij de uiteindelijke keuze ook andere aspecten sterk meespelen: Hoe heeft de leverancier zich gedragen tijdens het selectieproces? Hebben ze ons begrepen, hebben wij vertrouwen in de leverancier en in de oplossing? Wat zeggen andere klanten over de dienstverlening en wat zijn eerdere ervaringen? Deze wellicht wat zachte aspecten spelen een zeer belangrijk rol bij de uiteindelijke keuze. Meer dan voorheen is het van belang in welke mate de leverancier kan inspelen op klantvragen. We zien hierin vaak dat Cultural Fit een belangrijke driver is, die vertelt of een leverancier ‘past’ bij de klantorganisatie. Net als bij een grote privé- aanschaf, is de laagste prijs veelal niet doorslaggevend. De totale waarde die je als klant krijgt is dat wel.

Met een zorgvuldig en goed gestructureerd beoordelingsproces zorg je voor een goed fundament waarop je de keuze kunt verantwoorden in de eigen organisatie én richting de leveranciers. IDC Metri helpt je hierbij. Van definiëren van de sourcing drivers, samenstellen van de offerte-uitvraag tot bepalen van een beoordelingsmodel: we begeleiden je op een gestructureerde wijze naar de juiste keuze.

Wil je meer weten?

Vul onderstaand formulier in om zelf een afspraak in te plannen voor een vrijblijvend gesprek. Kom je er niet uit? Bel ons dan op 020 655 1777.

Offerte-uitvragen: meestal geen open boek

Cloud Cost Savings for the New Year

Als je een boek leest, maak je een bepaalde voorstelling van hoe de personages er uitzien. Die voorstelling zal voor jou anders zijn dan hoe ik ze me verbeeld. Ook de interpretatie van een boek kan van lezer tot lezer geheel verschillen.

Net zoals met een interpretatie van een boek leidt de beschrijving van de eisen en wensen die een klant in haar offerte-uitvraag opneemt in veel gevallen tot een afwijkende interpretatie bij de leveranciers.

Het schrijven van een offerte-uitvraag is vaak een grote worsteling en beslist geen alledaags werk. Medewerkers worden uit hun dagelijkse werkzaamheden geplukt om input te leveren. Ze moeten een beschrijving maken van de huidige situatie, bedenken wat de gewenste oplossingsrichting is, wensen en eisen formuleren, bedenken waarop ze willen beoordelen en ga zo maar door. Maar deze medewerkers zijn veelal geen schrijvers. Laat staan dat ze gewend zijn offerte-uitvragen in rake woorden te vangen en hun wensen helder te verwoorden.

Via het schriftelijk stellen van vragen probeert de leverancier meer helderheid te krijgen in de exacte vraag. Waarmee is de klant het beste geholpen? Welke oplossing willen ze nu precies? Zijn ze nu op zoek naar innovatie of juist ‘business as usual’? De antwoorden op die vragen zijn ook weer schriftelijk: geen efficiënt proces en geen garantie voor succes.

Op basis van verkregen antwoorden – maar zeker nog met een dosis onzekerheid – gaan de leveranciers aan de slag. Met een team van specialisten, gepokt en gemazeld in het opstellen van offertes en veelal bijgestaan door schrijvers die gespecialiseerd zijn in het schrijven van mooie, wervende teksten, wordt de offerte-uitvraag beantwoord. Dit in de hoop dat de vraag van de klant is begrepen.

Een leverancier ziet de worsteling achter het ontstaan van de offerte-uitvraag helemaal niet. En als de klant niet goed en eensluidend beschrijft wat de wensen zijn, terwijl de leverancier elke zin ontleedt en op een goudschaaltje weegt, dan heb je grote kans dat de verwachtingen uit elkaar lopen. 

IDC Metri is ervan overtuigd dat dit maar op één manier kan worden voorkomen: een uitgebreide dialoog tussen klant en de mogelijke leveranciers, voorafgaande aan het schrijven van de formele uitvraag. Hierdoor worden interpretatieverschillen grotendeels weggenomen en wordt de kans aanzienlijk groter dat de klant daadwerkelijk krijgt wat hij vraagt.

IDC Metri faciliteert dergelijke dialogen tussen klanten en de markt. Daar hebben we ruime ervaring mee en dit is standaard ingebed in ons leveranciersselectieproces. Bovendien hebben we de expertise in huis om boven tafel te krijgen wat onze klanten echt willen – zowel voor de business én IT – en dit te verwoorden in een offerte-uitvraag die weinig ruimte laat voor misinterpretatie, geen fictie maar facts.

Geïnteresseerd? Bekijk dan de webinar “Papieren tijger… of kan het ook anders?” of laten we een afspraak maken.

Wil je meer weten?

Vul onderstaand formulier in om zelf een afspraak in te plannen voor een vrijblijvend gesprek. Kom je er niet uit? Bel ons dan op 020 655 1777.

Webinar: Hoe selecteer je de juiste leverancier?

Metri Team performance

Een goede samenwerking met de juiste IT-leveranciers wordt door de snelheid, waarmee de business van een organisatie verandert, steeds crucialer en doorslaggevender. Om deze samenwerking te bewerkstelligen is het noodzakelijk de best passende IT-leverancier te selecteren. De IT-leverancier hoort hierbij niet alleen aan te sluiten bij het betreffende IT-kavel, maar ook bij de organisatie en haar bedrijfsdoelstellingen.

Een goed passende IT-leverancier zorgt dus niet alleen voor de meest optimale, efficiënte en transparante dienstverlening en samenwerking, maar voegt de juiste waarde toe aan het bedrijf en haar doelstellingen. Het selecteren van een leverancier kan om verschillende redenen plaatsvinden; door afloop van een contract, ontevredenheid, nieuwe ontwikkelingen of een gewijzigde strategie. Om een nieuwe leverancier te selecteren dient ruim aandacht te zijn voor het proces, de inhoud-, financieel als ook op inkoop vlak.

Door langjarige en uitgebreide kennis van de leveranciersmarkt en haar ecosystemen, kan Metri snel en efficiënt helpen selecteren en contracteren van de juiste IT-leverancier(s). Hierbij ligt de focus op het verbinden van de uitbestedende organisatie en de IT-leverancier. Deze verbinding wordt gelegd middels exclusieve onderhandeling of een compact dialoogtraject met een beperkt aantal leveranciers d.m.v. een long-/shortlist. Om tot de best passende IT-leverancier(s) te komen, heeft Metri een concrete aanpak opgesteld.

In onderstaande webinar wordt uitgelegd hoe Metri in zo’n dergelijk leverancierstraject te werk gaat.

Meer weten?

Spreek direct een specialist, neem contact op met IDC Metri voor een snel en duidelijk antwoord: