Volledige cloudkostenbesparingen met tools? Denk nog eens na

Cloud Migratie

De eerste blog in deze tweedelige serie beschreef hoe tools een kans kunnen bieden om kosten van cloud economics te besparen. Maar hoewel veel organisaties zich ervan bewust zijn dat ze hun uitgavenpatroon voor de cloud moeten verbeteren, lijkt het proces dat nodig is om daar te komen vaak exorbitant, waardoor ze de veranderingen die nodig zijn om hun clouduitgaven om te buigen, links laten liggen. Deze blog wil laten zien dat de tijd en middelen die met de uitvoering gemoeid zijn, bedrijven er niet van moeten weerhouden de nodige veranderingen door te voeren.

Van inzicht tot proces, deze twee bedrijven ontdekten dat het inhuren van een partner om hen te begeleiden bij het werk dat nodig was om hun cloudkosten te transformeren, op een manier die was aangepast aan hun behoeften, het verschil maakte om ervoor te zorgen dat ze niet alleen doorgingen met het uitvoeren van een actieplan, maar hen ook een succesvol resultaat te geven.

Een internationaal telecommunicatiebedrijf heeft zijn volledige infrastructuur gemigreerd naar de publieke cloud (AWS en Azure) en maakt gebruik van een broker richting AWS en Microsoft, die contractbeheer en basisbeveiligingsdiensten uitvoert. Voor beide providers is een System Integrator (SI) gecontracteerd om managed services (IM en TAM) bovenop de cloudproviders te leveren.

Tijdens de migratie stegen de cloudkosten boven de beschikbare budgetten die op basis van het advies van de SI’s waren vastgesteld. Tijdens de migratie richtten de SI’s zich op de projectdeadlines in plaats van te optimaliseren en te besparen op wat er al in de cloud draaide. Het telecommunicatiebedrijf wendde zich tot IDC Metri voor onafhankelijk advies over kostenbesparingen in de cloud, zogenaamde cloud economics.

IDC Metri heeft geholpen bij het verbeteren van tooling, en bij het definiëren van processen en werkwijzen, zodat dit telecommunicatiebedrijf zelf cloudkosten kan analyseren en beheren en beter kan inspelen op de veranderingen in cloud economics. IT-leiders kunnen uit hun ervaring leren dat aanbevelingen van tools, waaronder die van cloudaanbieders, niet altijd realistisch zijn. Ze zijn vaak opportunistisch, zoals suggereren dat alle instanties voor drie jaar moeten worden gereserveerd, en dat dit meer dan 50% van de kosten voor die instanties zal besparen. Dat is hetzelfde als verwachten dat uw IT-landschap hetzelfde blijft binnen die tijd – dit is gewoon niet waar.

PostNL was een van de eerste beursgenoteerde bedrijven in Nederland die ‘all in’ ging naar de publieke cloud, te beginnen in 2012. Tegenwoordig bevindt PostNL zich in de tweede fase van de transformatie van al zijn maatwerkapplicaties van IaaS naar PaaS-oplossingen, zoals BI/Analytics-platforms, containerplatforms en serverless computing. In vergelijking met IaaS zijn de prijsmodellen voor PaaS meer gebaseerd op gebruik dan op capaciteit. Kosten besparen op op gebruik gebaseerde geprijsde diensten betekent het optimaliseren van de software, in plaats van de onderliggende infrastructuur.

In tegenstelling tot het anonieme internationale telecommunicatiebedrijf in ons voorbeeld, heeft PostNL geen SI’s tussen hen en de cloudproviders die managed services aanbieden. De applicatieteams, voornamelijk gebaseerd op DevOps, beheren de cloudinfrastructuur zelf. Ook hier hadden de cloudkosten een stijgende lijn, waarvan PostNL IDC Metri heeft gevraagd deze om te buigen.

IDC Metri heeft aanbevelingen gedaan, die veel minder ondersteund werden door tools, omdat deze zich richten op IaaS, in plaats van PaaS. Met de top 10 teams wat betreft kosten is afstemming gedaan over besparingen, wat heeft geleid tot ongeveer 8% besparing. Een weetje hierbij is dat grootschalige optimalisaties, zoals het toepassen van besparingsplannen, al door PostNL zelf waren gedaan. De besparingen die IDC Metri heeft helpen realiseren waren meer op architectuur en licenties.

Concluderend kan gesteld worden dat het gebruik van tools die aanbevelingen genereren slechts het startpunt is voor het realiseren van besparingen. Allereerst moeten de aanbevelingen met een korreltje zout worden genomen, omdat ze vaak nogal opportunistisch zijn. Bovendien is een lijst van aanbevelingen één ding, het daadwerkelijk realiseren van besparingen, het overwinnen van onverschilligheid of zelfs weerstand om kosten te besparen, is een ander ding. IDC Metri ondersteunt het volledige proces, van het analyseren van de kosten via het opzetten van processen tot het daadwerkelijk realiseren van besparingen.

Wil je meer weten?

Vul onderstaand formulier in om zelf een afspraak in te plannen voor een vrijblijvend gesprek. Kom je er niet uit? Bel ons dan op 020 655 1777.

Keuzestress : Hoe maken klanten de juiste keuze(s) bij een IT uitbesteding?

Hoe maak je zelf eigenlijk een keuze wanneer je iets gaat kopen? Kies je bij je dagelijkse boodschappen voor een A-merk en niet voor het supermarktlabel, ofschoon dat soms uit precies dezelfde fabriek komt? Laat je je keuze bij grotere aanschaffen afhangen van de bekendheid van een merk, ofschoon de kwaliteit misschien niet zo veel uiteenloopt. Wat rechtvaardigt voor jou het prijsverschil?

In onze blog Offerte-uitvragen: meestal geen open boek, geven we al een inkijk in het arbeidsintensieve offerte-uitvraagtraject. Echter met het schrijven van een goede offerte-uitvraag ben je er nog niet. Hoe maak je nu de keuze voor de juiste oplossing en de best passende leverancier? Leveranciers hebben vaak vaste teams die gepokt en gemazeld zijn in het schrijven van offertes.  Mogelijk heb je als klant beperkte ervaring met selectietrajecten en is voor een beoordelingsteam het beoordelen van offertes veelal niet dagelijks werk. Het blijkt vaak uitdagend om uit de ontvangen offertes de kern te halen.  Hoe kun je bepalen of een leverancier én zijn oplossing tegen de opgegeven kosten de beste keuze voor je organisatie is?

Het is belangrijk voor de beoordeling van offertes over handvatten te beschikken zoals;

  • het vooraf vaststellen van sourcing drivers
  • het gebruik van een beoordelingsmodel en
  • het betrekken van een multidisciplinair beoordelingsteam

Voordat je een offerte-uitvraag samenstelt, is het raadzaam vast te stellen wat je beoogt te bereiken met de opdracht, de sourcing drivers. Het is van belang dat deze een juiste weergave zijn van de belangrijkste redenen waarom je een dienst wilt uitbesteden: Wat zijn de bedrijfsdoelstellingen en hoe draagt de IT uitbesteding hieraan bij? Is het continuïteit, of innovatie? Technologisch voorop willen lopen? Betere schaalbaarheid? Lagere kosten? Efficiency? Etc. Hoe beter in kaart wordt gebracht wat het beoogde doel van de IT uitbesteding is, hoe beter een leverancier zijn oplossing en diensten daarop kan toespitsen en toegevoegde waarde kan leveren.

Wanneer van tevoren goed is nagedacht over deze sourcing drivers, heb je ook een goede basis voor het beoordelingsmodel. Het beoordelingsmodel geeft het team een houvast tijdens het doornemen van de offertes van de onderwerpen die scherp in de gaten moeten worden gehouden. De beoordeling moet uiteindelijk weergeven in welke mate de aangeboden oplossing en dienstverlening bijdraagt aan de (bedrijfs)doelstellingen. Een multidisciplinair beoordelingsteam helpt daarbij om de offertes vanuit verschillende invalshoeken te beoordelen.

We zien dat bij de uiteindelijke keuze ook andere aspecten sterk meespelen: Hoe heeft de leverancier zich gedragen tijdens het selectieproces? Hebben ze ons begrepen, hebben wij vertrouwen in de leverancier en in de oplossing? Wat zeggen andere klanten over de dienstverlening en wat zijn eerdere ervaringen? Deze wellicht wat zachte aspecten spelen een zeer belangrijk rol bij de uiteindelijke keuze. Meer dan voorheen is het van belang in welke mate de leverancier kan inspelen op klantvragen. We zien hierin vaak dat Cultural Fit een belangrijke driver is, die vertelt of een leverancier ‘past’ bij de klantorganisatie. Net als bij een grote privé- aanschaf, is de laagste prijs veelal niet doorslaggevend. De totale waarde die je als klant krijgt is dat wel.

Met een zorgvuldig en goed gestructureerd beoordelingsproces zorg je voor een goed fundament waarop je de keuze kunt verantwoorden in de eigen organisatie én richting de leveranciers. IDC Metri helpt je hierbij. Van definiëren van de sourcing drivers, samenstellen van de offerte-uitvraag tot bepalen van een beoordelingsmodel: we begeleiden je op een gestructureerde wijze naar de juiste keuze.

Wil je meer weten?

Vul onderstaand formulier in om zelf een afspraak in te plannen voor een vrijblijvend gesprek. Kom je er niet uit? Bel ons dan op 020 655 1777.