Waarom de begroting van grote, agile softwareprojecten beter moet

Auteur(s): Harold van Heeringen

De begrotingsvolwassenheid in de IT-sector is bedroevend laag. Het is een belangrijke reden waarom de slagingskans van veel grote softwareprojecten zo laag uitvalt. Bij overheidsinstellingen gaat er veel mis, maar ook het bedrijfsleven heeft er een handje van. Dit ligt hoofdzakelijk aan de populariteit van de expertbegroting, terwijl er ook statistische methodes en modellen beschikbaar zijn in de markt. Dit mentaliteitsprobleem bestaat al decennia en wordt door de agile community nog eens versterkt.

Een realistische begroting is een essentieel instrument om tot een aanvaardbare slaagkans van projecten te komen. Als je met onrealistische verwachtingen aan een project begint, is er een grote kans dat er forse tot zeer forse overschrijdingen gaan komen qua uren, geld en doorlooptijd en dat de kwaliteit tegenvalt. Die extra kosten stijgen alleen exponentieel.

Expertbegrotingen zijn de basis voor problemen

Het slordig omspringen met projectinschattingen is een ingesleten gewoonte in de IT-industrie waar we van af moeten. Waar in andere sectoren de projecten alleen door gecertificeerde ‘cost estimators’ worden begroot, nemen organisaties er genoegen mee om het begroten van een miljoenen project in de IT over te laten aan de inschatting van één of een paar experts. Zelfs grote system integrators gaan voor een groot deel af op gevoel en ervaring van mensen, die soms niet eens expert zijn op het gebied waar ze een begroting voor moeten maken.

Gemiddeld schatten experts de kosten van grote projecten 30 procent te laag in. Nobelprijs-winnaar professor Kahnemann toonde al aan dat mensen geprogrammeerd zijn om optimistisch te zijn, zelfs als ze expliciet te horen krijgen dat ze optimistisch zijn. Opdrachtgevers gaan hier graag in mee en selecteren rustig de goedkoopste aanbieder in plaats van de meest realistische. Eventuele onwelgevallige signalen en kritische vragen over de plannen komen op deze manier aan de onderhandelingstafel niet aan bod. Zeker als er een flinke druk is om voor de goedkoopste aanbieding te kiezen.

Deze gang van zaken is maar al te menselijk. Als je iets heel graag wilt, ben je snel geneigd om risico’s of bedenkingen te negeren. Dat is zeker zo in de agile wereld waar een sterke aversie bestaat tegen alles wat met objectieve metingen en financiële verantwoording te maken heeft. Onder het mom van kleine stapjes en sprints vooruit wordt er zo voor miljoenen euro’s aan software geproduceerd zonder dat er afdoende controles zijn op het behalen van projectdoelstellingen.

Op een voetstuk

Agile teams, op een voetstuk gehesen door de markt, houden vast aan hun geliefde storypoints. Deze inschatting voor de moeite en de tijd van een sprint backlog item verschilt per team. Het biedt veel te weinig houvast om de kosten en de productiviteit en kwaliteit van een softwareproduct goed in te kunnen schatten en te kunnen bewaken. Een adequate inschatting en verantwoording van budgetten voor agile softwareprojecten is er meestal niet.

In agile projecten zijn er niet zozeer budgetoverschrijdingen, maar is het softwareproduct op een bepaald moment in de tijd (soms veel) minder ver ontwikkeld dan oorspronkelijk ingeschat. Uiteindelijk is er wel meer geld nodig omdat er meer sprints nodig zijn dan vooraf gedacht om het product met een bepaalde functionaliteit te kunnen aanbieden. Minder zichtbaar is dat de kwaliteit en onderhoudbaarheid van de software ook relatief laag is, omdat product owners vooral oog hebben voor functionaliteit en minder oog hebben voor kwaliteitsaspecten. Een problematische kwaliteit zorgt voor relatief hoge beheerkosten en daarmee hoge TCO van de applicatie. De plannen en onderbouwing van agile projecten worden inmiddels door senior management met de nodige scepsis bekeken. Deze managementlaag is verantwoordelijk voor de bedrijfsresultaten, maar heeft weinig tot geen grip op de agile teams en wanneer wat klaar is tegen welke kosten. Het draagvlak voor nieuwe plannen is hierdoor zo verminderd dat innovatie dreigt te stagneren.

Doorbreken spiraal

Deze negatieve spiraal is te doorbreken door projectbegrotingen van grote programma’s realistisch in te schatten en risico’s te verkleinen. De methodes zijn er en ook de kennis en vaardigheden krijgen een impuls door nieuwe certificering. Op initiatief van het van oudsher Nederlandse standaardisatie-orgaan Nesma, die vorig jaar een update van de internationale standaard voor een ‘kubieke meter’ software op de markt bracht, komt er nu een internationale certificering voor het vak van de ‘Software Cost Estimator’.

Dit wordt gedaan in samenspraak met de International Cost Estimation and Analysis Association (ICEAA), die gespecialiseerd is in het certificeren van ‘cost estimators in andere industrieën, waaronder de vliegtuigindustrie. Voordat je denkt dat het hier om een fictieve rol gaat. Op internationaal niveau zijn er momenteel duizenden specialisten bezig met hun calculaties omvangrijke softwareprojecten in goede banen te leiden. Hopelijk komt hier ook in Nederland de nodige aandacht voor.

Geen taak van BIT

En dan het liefst voordat de wal het schip keert. Bij de overheid lijken de kansen op meer realisme en verbetering verkeken door het recente schappen van het Bureau ICT Toetsing (BIT). Deze waakhond, die in opdracht van de Tweede Kamer grote IT-projecten bij de overheid screende, moet binnen twee jaar het veld ruimen voor een gedecentraliseerde, over de betrokken departementen uitgesmeerde aanpak van controle (zie ook deze blog). In deze beleidswijziging wordt toegezegd dat de kennis van het BIT zo goed mogelijk wordt overgedragen, maar het is belangrijk om vast te stellen dat deze kennis nooit is opgebouwd. Het toetsen van begrotingen aan de realiteit is nooit tot de taak van het BIT gerekend. Het heeft zich hier ook nooit mee bezig gehouden, terwijl begroting aan de basis staat van alles.

Op dit punt valt er formeel weinig over te dragen, maar informeel is er wel het nodige gebeurd. Zo heeft Nesma aan het voltallige BIT personeel een presentatie gegeven over het opzetten van software cost estimation op basis van het internationaal veel toegepaste ‘Basis of Estimate for Software Services’. Dit is een document dat in veel andere industrieën een verplichte bijlage van een aanbieding is, waarin de begroting gestructureerd is onderbouwd en waarin onder andere de scope, de aannames, de gebruikte methodes, data en gebruikte modellen worden vastgelegd. Hoe eenvoudig is het om aanleverende partijen te vragen deze Basis of Estimate mee te sturen met de begroting die gecheckt moet worden, zodat er een adequaat beeld te maken is van de volwassenheid van een begroting? In de praktijk is dit waarschijnlijk nooit gebeurd.

Marktstandaarden

Software Cost Estimation, op basis van eigen volgens internationale marktstandaarden gemodelleerde ervaringsdata is van onschatbare waarde om de slagingskans van IT-projecten te verbeteren. Het verschil tussen succesvolle en falende ICT-projecten zit hem erin dat in de eerste lijn, bij het programmamanagement zelf, voldoende controlemechanismes aanwezig zijn om op basis van feiten programma’s bij te sturen. Rijksoverheden hebben veel te winnen bij zo’n gestandaardiseerde begrotingsaanpak. Het effect zal in deze sector sterker zijn, omdat bij grote projecten praktisch exclusief voor de goedkoopste aanbieders gekozen wordt. En dit zijn uitgerekend de partijen die het meest onrealistisch begroten, waardoor het vragen is om projecten die op een mislukking uitdraaien.

Wat kan de markt ondertussen doen aan de lage begrotingsvolwassenheid? Simpel: ‘gevoel’ en ‘ervaring’ op een laag pitje zetten en afgaan op data, modellen en normen. METRI is als geen ander in staat om daarbij te ondersteunen. Grote organisaties moeten ruimte gaan maken voor een software cost estimator in hun beslisteam. Als dit eenmaal een normale, gewaardeerde rol is, worden we allemaal nog eens begrotingsvolwassen! Organisaties, of ze nu in de profit of not-for profit sector zitten, hebben een grote behoefte aan een solide begroting van agile softwareprojecten. Bij te veel stakeholders is er nu sprake van onaangename verrassingen vanwege gebrek aan grip en transparantie. Dat is slecht voor technologie gebaseerde innovatie.



Deel dit artikel:

Boeingavenue 251 - 1119 PD Schiphol-Rijk - Nederland - Tel + 31 20 655 1777