Voor een provinciale overheidsinstelling heeft METRI een review en optimalisatie van een contract uitgevoerd. Het contract was een jaar eerder afgesloten met een IT-service integrator en verliep niet optimaal.

In 2007 zijn de ICT-diensten van deze overheidsinstelling uitbesteed. Het lopende contract voor ICT-diensten liep af op 1 augustus 2014. Begin 2014 is een uitbestedingsopdracht gepubliceerd om te komen tot een overeenkomst met een klant- en prestatiegerichte contractpartij voor het leveren van integrale end-to-end ICT-Dienstverlening. De aanbesteding is door middel van Best Value Procurement doorlopen en aanbesteed.

Na de concretiseringsfase en de transitie verliep het contract niet optimaal. Niet alle zaken bleken tijdens de concretiseringsfase goed onderzocht en vastgelegd. Hier hadden de provinciale overheidsinstelling alsook de leverancier na het in beheer nemen hinder van. Bijkomend aspect was dat het afgesloten contract de overheidsinstelling weinig sturingsmechanismen gaf. Ook het beheren van het contract volgens de Best Value principes bleek tijdens de uitvoeringsfase niet altijd makkelijk.

METRI is gevraagd te helpen om de uitvoering van de diensten en het beheer van het contract weer vlot te trekken, waarbij de relatie tussen de provinciale overheidsinstelling en leverancier altijd goed en open is gebleven.

METRI heeft daarbij allereerst een contract review uitgevoerd. Onder andere de uitvraag van de aanbesteding, de inschrijving, het contract, de inhoud van de wekelijkse rapportages en de verschillende escalatiemeldingen. Hierna heeft METRI haar observaties en bevindingen gedeeld met zowel de provinciale overheidsinstelling als met de leverancier.

Daarop heeft METRI een traject opgezet om te komen tot contract optimalisatie waarbij METRI-aanbevelingen heeft gedaan op het gebied van herinrichting regieorganisatie, sturing van het contract en juiste inzet van de wekelijkse berichtgeving. Daarnaast heeft METRI ook bemiddeld in een aantal vastgestelde en langlopende contractissues.

Het traject heeft enkele maanden in beslag genomen. Het resultaat was een contract met meer sturingsmogelijkheden voor de provinciale overheidsinstelling en een passende oplossing voor lopende contractissues. Daarnaast was er meer begrip en betere communicatie tussen de provinciale overheidsinstelling en de leverancier en meer aandacht voor de eigen performance door de leverancier.

Referentie Cases

Wij delen graag onze verhalen. Meer weten over de samenwerking met bovenstaande bedrijven? Laat dan hier uw gegevens achter en wij nemen binnen 2 werkdagen contact met u op.