Sourcing Strategie en Leverancierselectie voor IT kantoorautomatisering en infrastructuur ten behoeve van NBD Biblion

NBD Biblion is de integrale servicepartner voor de openbare bibliotheekbranche op het gebied van de fysieke collectie, digitale producten en logistieke diensten. Met ruim 150 medewerkers levert NBD Biblion een compleet pakket producten en diensten die bijdragen aan het succes van de openbare bibliotheken en (school)mediatheken.

Om haar doelstellingen van groei te kunnen ondersteunen zocht NBD Biblion naar een leverancier om haar generieke IT infrastructuurdiensten naar uit te besteden. Hiermee zocht NBD Biblion naar een toekomst vaste Cloud oplossing die kan meebewegen met toekomstige behoeftes en technologische ontwikkelingen. Tevens werd optimale schaalbaarheid en continuïteit gewenst, zowel in de kwaliteit alsook in het afrekenmodel. NBD Biblion wilde daarbij een professionaliseringsslag in de service delivery processen en het gebruik van een Self Service Portal.

METRI heeft de Sourcing Strategie inclusief business case en de daarop volgende leverancierselectie inclusief contractering uitgevoerd.

Sourcing Strategie

METRI heeft in samenwerking met NBD Biblion de sourcing strategie uitgewerkt. Deze Sourcing Strategie geeft systematisch de te bereiken doelen, de scope, de beste sourcingvorm en hoe dit wordt bereikt weer. Hierbij heeft METRI informatie ingebracht over de recente marktontwikkelingen en trends.

Als onderdeel van de bepaling van de strategie heeft METRI de huidige IT-situatie in kaart gebracht met betrekking tot onder meer leveranciers, trends, programma’s en aflopende contracten. Daaropvolgend is op basis van de met NBD Biblion vastgestelde uitgangspunten, scope, sourcing drivers, kaders en richtlijnen een analyse gemaakt van het betrokken leveranciers IT-speelveld en is een passende strategie vastgesteld.

Vanuit NBD Biblion was de behoefte aan een business case om de sourcing strategie te ondersteunen. Door gebruik te maken van de benchmarking database heeft METRI vooraf een indicatie van de landing zone gegeven, de bandbreedte weer waarbinnen de financiële inschrijvingen naar hoge waarschijnlijkheid gaan vallen. Hierdoor was NBD Biblion in staat een goede afweging te maken over het volgen van het advies uit de Sourcing Strategie.

Leverancierselectie

Het leverancier selectieproces van uitnodigen van leveranciers tot aan de contractonderhandeling en ondertekenen contract is volledig door METRI uitgevoerd. Hierbij is NBD Biblion, conform hun wens, door METRI optimaal ontzorgd en begeleid in het gehele proces.

METRI heeft op basis van haar expertise van de leveranciersmarkt een longlist en shortlist samengesteld op basis van overeengekomen leverancierscriteria. Hierna zijn drie leveranciers uitgenodigd deel te nemen aan het leveranciersselectietraject.

“We hebben Joep en Mariska van METRI ervaren als zeer professionele collega’s met een pragmatische en aangename houding wat leidde tot een optimaal resultaat voor NBD Biblion” | Raymond van Gent – Manager bedrijfsvoering NBD Biblion

METRI heeft dit leverancierselectietraject uitgevoerd gebruik makende van optimale dialoog tussen de leverancier en NBD Biblion tijdens het selectietraject. Hiermee werd voor optimale communicatie en informatie-uitwisseling gezorgd nog voordat de feitelijk Offerte-uitvraag richting de leverancier werd gedaan.

Met de drie geselecteerde leveranciers is eerst een Dialoog gestart. Hierbij hebben de leveranciers aan de hand van een dialoogdocument een presentatie gegeven en in een actieve dialoogsessie met NBD Biblion over de verschillende onderwerpen van gedachten gewisseld.

Informatie uit de dialoogsessies is daaropvolgend verwerkt in de Offerte-uitvraag waarop de leveranciers haar beste aanbieding hebben gedaan. Door gebruik te maken van de benchmarking database van METRI kon worden vastgesteld of de aanbiedingen financieel marktconform waren. Hierna heeft nog een aanscherping van de financiële offertes plaatsgevonden.

Vervolgens heeft METRI met de geselecteerde leverancier de contractonderhandeling uitgevoerd. Hierin heeft verdere verificatie en toespitsing van alle contractonderdelen plaatsgevonden. De contractonderdelen bestaand uit de Product Diensten Catalogus, Service Delivery, Oplossing, SLA, Regie, Transitie transformatieaanpak en het Dossier Financiële Afspraken. De onderhandeling is op een gestructureerde wijze uitgevoerd en mede door een strakke planning en de volle medewerking van zowel NBD Biblion alsook de geselecteerde leverancier heeft de contractering één maand in beslag genomen.

Deze manier van uitvoeren van een leverancierselectietraject heeft tot grote voordeel dat er tijdens de dialoog fase optimaal gebruik wordt gemaakt van de expertise van de markt. Voor de marktpartijen heeft het als voordeel dat zij tijdens de dialoog ook gericht vragen aan de klant hebben kunnen stellen. Hierdoor is het selectieproces niet enkel een papieren exercitie, maar een actieve wisselwerking tussen klant en leverancier.

Het selectie traject heeft met een doorlooptijd van drie maanden alle vooraf gestelde mijlpalen gehaald.

Referentie Cases

Wij delen graag onze verhalen. Meer weten over de samenwerking met bovenstaande bedrijven? Laat dan hier uw gegevens achter en wij nemen binnen 2 werkdagen contact met u op.