Beekenkamp Group

Leveranciersselectie voor een nieuwe ERP-oplossing ten behoeve van Beekenkamp Group– 2019-2020.

De Beekenkamp Group maakt sinds 1996 gebruik van het BaaN IV ERP-pakket voor de ondersteuning van haar primaire productieprocessen voor haar vier divisies en overkoepelende holding. De ondersteuning op de huidige omgeving is eindig waardoor de noodzaak is ontstaan om het Informatiesysteem te vervangen door een nieuwe ERP-oplossing.

Vooronderzoek pakketselectie

De Beekenkamp Group heeft Metri gevraagd de selectie van de vervangende ERP-oplossing te begeleiden. Metri heeft op basis van het gebruik van het huidige ERP-pakket en de wensen voor een toekomstige ERP-oplossing een onderzoek uitgevoerd om te komen tot een onderbouwde keuze voor een vervangende oplossing.

Tijdens dit onderzoek zijn de functionele en non functionele eisen per bedrijfsonderdeel in kaart gebracht. Metri heeft op basis van haar kennis van de leveranciersmarkt een longlist en shortlist samengesteld op basis van overeengekomen leverancierscriteria.

Peter Persoon – algemeen directeur Beekenkamp Group
Metri is een vakkundige partij die Beekenkamp op de gestructureerde en heldere wijze door het selectieproces van een nieuw ERP pakket heeft geleid.

Leverancierselectie

Metri heeft Beekenkamp tijdens het gehele proces van leveranciersselectie tot en met het ondertekenen van het contract met de nieuwe leveranciers ondersteund en hiermee Beekenkamp optimaal ontzorgd en begeleid.

Op basis van het vooronderzoek zijn drie partijen (softwarepakketleveranciers en implementatiepartijen) geselecteerd om deel te nemen aan het selectietraject.

Metri heeft dit leverancierselectietraject uitgevoerd gebruik makende van optimale dialoogsessies tussen de drie leveranciers en Beekenkamp. Hiermee werd voor open communicatie en informatie-uitwisseling gezorgd nog vóórdat de feitelijk Offerte-uitvraag werd uitgestuurd.

Om tijdens het selectieproces met de mogelijke leveranciers zoveel mogelijk afstemming te realiseren tussen partijen zijn (niet limitatief) de volgende activiteiten uitgevoerd:

• Houden van verschillende vragensessie en afstemmomenten met de Leverancier
• Informatiesessies met de interne key-users per bedrijfsonderdeel over de inhoud van het selectietraject
• Faciliteren van een uitgebreide demonstratie van use cases door de leveranciers aan een grote afvaardiging van alle bedrijfsonderdelen van Beekenkamp
• Presentaties door Leveranciers na indienen van de offertes

Met een vooraf opgesteld beoordelingsmodel zijn de leveranciers zowel op inhoud, fit en financiën met elkaar vergeleken.

Verificatie en contractonderhandeling

Tijdens intensieve verificatieworkshops is de gekozen oplossing, en daarbij behorende implementatiepartner, op toepasbaarheid getoetst.

De hierop volgende contractonderhandeling is op basis van de door Metri ingebrachte overeenkomst en juridische ondersteuning succesvol afgerond.

De totale doorlooptijd van leverancierselectie tot en met contractondertekening had een doorlooptijd van 8.5 maanden. Beekenkamp is tevreden met de uitkomst van de implementatiepartner en het gekozen softwarepakket, dat past bij de doelstellingen die Beekenkamp zich gesteld heeft.