Offerte-uitvragen: meestal geen open boek

Auteur(s): Mariska ten Broek

Als je een boek leest, maak je een bepaalde voorstelling van hoe de personages er uitzien. Die voorstelling zal voor jou anders zijn dan hoe ik ze me verbeeld. Ook de interpretatie van een boek kan van lezer tot lezer geheel verschillen.

Net zoals met een interpretatie van een boek leidt de beschrijving van de eisen en wensen die een klant in haar offerte-uitvraag opneemt in veel gevallen tot een afwijkende interpretatie bij de leveranciers.

Het schrijven van een offerte-uitvraag is vaak een grote worsteling en beslist geen alledaags werk. Medewerkers worden uit hun dagelijkse werkzaamheden geplukt om input te leveren. Ze moeten een beschrijving maken van de huidige situatie, bedenken wat de gewenste oplossingsrichting is, wensen en eisen formuleren, bedenken waarop ze willen beoordelen en ga zo maar door. Maar deze medewerkers zijn veelal geen schrijvers. Laat staan dat ze gewend zijn offerte-uitvragen in rake woorden te vangen en hun wensen helder te verwoorden.

Via het schriftelijk stellen van vragen probeert de leverancier meer helderheid te krijgen in de exacte vraag. Waarmee is de klant het beste geholpen? Welke oplossing willen ze nu precies? Zijn ze nu op zoek naar innovatie of juist ‘business as usual’? De antwoorden op die vragen zijn ook weer schriftelijk: geen efficiënt proces en geen garantie voor succes.

Op basis van verkregen antwoorden – maar zeker nog met een dosis onzekerheid – gaan de leveranciers aan de slag. Met een team van specialisten, gepokt en gemazeld in het opstellen van offertes en veelal bijgestaan door schrijvers die gespecialiseerd zijn in het schrijven van mooie, wervende teksten, wordt de offerte-uitvraag beantwoord. Dit in de hoop dat de vraag van de klant is begrepen.

Een leverancier ziet de worsteling achter het ontstaan van de offerte-uitvraag helemaal niet. En als de klant niet goed en eensluidend beschrijft wat de wensen zijn, terwijl de leverancier elke zin ontleedt en op een goudschaaltje weegt, dan heb je grote kans dat de verwachtingen uit elkaar lopen. 

Metri is ervan overtuigd dat dit maar op één manier kan worden voorkomen: een uitgebreide dialoog tussen klant en de mogelijke leveranciers, voorafgaande aan het schrijven van de formele uitvraag. Hierdoor worden interpretatieverschillen grotendeels weggenomen en wordt de kans aanzienlijk groter dat de klant daadwerkelijk krijgt wat hij vraagt.

Metri faciliteert dergelijke dialogen tussen klanten en de markt. Daar hebben we ruime ervaring mee en dit is standaard ingebed in ons leveranciersselectieproces. Bovendien hebben we de expertise in huis om boven tafel te krijgen wat onze klanten echt willen – zowel voor de business én IT – en dit te verwoorden in een offerte-uitvraag die weinig ruimte laat voor misinterpretatie, geen fictie maar facts.

Geïnteresseerd? Bekijk dan de webinar “Papieren tijger… of kan het ook anders?” of laten we een afspraak maken.

Wil je meer weten?

Vul onderstaand formulier in om zelf een afspraak in te plannen voor een vrijblijvend gesprek. Kom je er niet uit? Bel ons dan op 020 655 1777.


Deel dit artikel:

Boeingavenue 251 - 1119 PD Schiphol-Rijk - Nederland - Tel + 31 20 655 1777