Skip to content

U let toch ook op de kosten van de nieuwe keuken?

Auteur(s): Raymond Linkers

Toen ik een nieuwe keuken wilde, huurde ik een expert in. Hij ging voor mij na welke variant het best bij mijn kookbeleving paste, hoe groot de koelkast moest worden en wat alles zou gaan kosten. Toch wilde ik elke dag op de hoogte gebracht worden van de uitgaven en besloot ik uiteindelijk een goedkopere kraan te nemen. De expert is de expert, maar ik ben de baas.

 

Wat is het eigenlijk, een expert? Een expert, zo luidt de officiële lezing, is iemand die door jaren van training en ervaring uitermate bedreven is in het oplossen van problemen in een bepaald vakgebied. Een expert kan als deskundige geraadpleegd worden door een particulier of een organisatie.

Nu is er bij Best Value Procurement (BVP) ook sprake van het inzetten van een expert. De opdrachtnemer (en dus niet de opdrachtgever) is volgens het principe van BVP de expert en zorgt dat de opdrachtgever vooraf zo min mogelijk besluiten over de uitvoering neemt. De opdrachtgever bepaalt wat, de leverancier bepaalt hoe. Wat je als opdrachtgever wel helder moet krijgen: wat wil ik bereiken, wat verwacht ik van de leverancier en wat mag het kosten?

Verrassingen

Nu de praktijk in de IT-wereld. Voor BVP in het selectiestadium, heb je wel checks en balances nodig, dat wisten we al (zie onze eerdere blog over dit onderwerp). Anders gaat het daarna mis. En het gaat vaak mis. Soms worden we door een klant benaderd, die letterlijk met de handen in het haar zit. ‘Wij hebben volgens BVP een leverancier geselecteerd en nu lopen tijdens de realisatie de kosten de klauwen uit. We worden geconfronteerd met verrassingen over wat wel en niet in de scope van de aanbieding zit en dus ook met verrassingen over de uitgaven en we hebben nog wel een expert geselecteerd! Hoe kan dat nou?’

Dat kan heel goed en dat is lang niet altijd de leverancier te verwijten. Er is simpelweg nog weinig ervaring in de IT met BVP in de uitvoeringsfase. En dan vooral met betrekking tot de overgang van de concretiseringsfase naar de uitvoeringsfase. Want vaak wordt gedacht dat wat u functioneel in de scope van de uitvraag heeft staan, de leverancier als expert tijdens de concretiseringsfase automatisch vertaalt in zijn projectplan en contractueel prijzenblad. Ook wordt vaak gedacht dat de in de uitvraag genoemde aantallen gedurende de concretiseringsfase door de leverancier als expert worden getoetst op realisme. En dat de in het definitieve prijzenblad genoemde baselinewaarden gebaseerd zijn op realistische aantallen. Deze aannames moeten actief worden getoetst. Ook al heeft er zich een expert mee bemoeit.

En ook na de toetsing moet de opdrachtgever als financieel verantwoordelijke regelmatig door de expert worden geïnformeerd over alles met financiële impact. Ook bij BVP zijn financiële verrassingen uit den boze.

Veel is zo makkelijk te voorkomen. Een expert kan mij zeggen dat een Toyota voor mijn postuur en rijgedrag de beste is, maar ik ga toch eerst wel even na wat dat ding kost voordat ik akkoord ga. En ik wil toch echt weten hoeveel benzine hij verbruikt, wat  de extra’s kosten en of een notenhouten interieur wel binnen het budget past. Ik wil, net als bij de verbouwing van de keuken, een net rapport hebben over de kosten: bij aanschaf en bij gebruik. Ik ben de baas van mijn budget. Punt.

Bij BVP-trajecten in de IT gaan die wetten ineens niet meer op. Je zet iets op de markt en de leverancier gaat niet alleen over de inhoud, maar ook over tijd en budget als je niet oplet. Dat is te voorkomen door samen met de leverancier reparatiecircuits in te gaan. Anders lopen de kosten inderdaad nog meer de spuigaten uit en bevind je je op een zinkend schip. Dit soort basisprincipes als controle en eindverantwoording moet ook binnen BVP-realisatie nog een automatisme worden. Wees dus voorbereid. Want ook hier geldt: voorkomen is echt veel beter dan genezen.


Lees verder

Laatste IT-nieuws? Volg IDC Metri op LinkedIn

Nieuwsbrief

Boeingavenue 238 - 1119 PZ Schiphol-Rijk - Nederland - Tel + 31 20 655 1777