Je krijgt wat je vraagt

Dankzij Corona is wandelen de nieuwe nationale sport geworden. Het is het gezonde alternatief geworden voor vergaderen en borrelen. Tijdens zo’n wandeling komen de meest diverse onderwerpen ter sprake. Veel onderwerpen gaan over persoonlijke dilemma’s, maar soms gaat het ineens over werk.

Mijn wandelpartner werkt vanuit een opdrachtgever aan een groot fixed-price contract. Dit contract is na een aanbesteding gewonnen door een partij die een prijs had neergelegd die twintig procent lager was dan de andere partijen. Nu het contract gaat lopen blijkt dat de geselecteerde leverancier het verkeerd lezen van requirements tot kunstvorm heeft verheven. De contractmanager had duidelijk gemaakt dat de opdrachtgever niet ging krijgen wat hij nodig had, maar wat hij gevraagd had. Om te leveren wat er nodig is, had hij een kwart hogere prijs moeten vragen.

Voor mijn wandelpartner was dit een schokkende ervaring. Zijn werkgever had een lange historie om zelf alles te bouwen met collega’s. Iedereen wist wat er nodig was en iedereen deed wat nodig was. Als de informatieanalist iets niet helemaal duidelijk had gespecificeerd, begrepen de ontwerpers toch wat er nodig was. En als de ontwerpers niet alle details scherp geformuleerd hadden, dan wisten de bouwers toch wel wat er nodig was om te bouwen wat er nodig was.

Ik vind dit soort bedrijven prachtig om voor te werken. Er lopen daar soms ook externen rond, waarvan je erachter komt dat ze extern zijn op het moment dat je de contracten te zien krijgt voor bijvoorbeeld een benchmark. Helaas heeft die cultuur ook een keerzijde als zij gebruik gaan maken van diensten van externe partijen. Voor mij is dat de realiteit van de laatste twintig jaar werkervaring. Zeker als je dat werk in competitie gaat aanbesteden aan wat je denkt dat de beste partij is. Dan kom je erachter dat bedrijven in dat soort situaties het antwoord gaan geven wat hen de meeste kans op de opdracht oplevert. En vervolgens gaan ze zich daar tijdens het contract naar gedragen.

Zijn dit soort leveranciers dan onmensen? Zeker niet! Jaren geleden heb ik daar een leuke presentatie over gegeven op een proposalseminar met als titel: “Leveranciers zijn ratten.” Veel mensen hebben daar een negatieve connotatie bij, maar ik heb ze laten zien dat dat niet terecht is. Ratten zijn ontzettend slimme beesten. Zij doen binnen hun mogelijkheden alles om zo snel mogelijk aan voedsel te komen. Als je dat op een goede manier doet, kun je een rat van alles leren, zolang je maar beseft dat een rat gewoon wil eten.

Als je leverancier negatief “rattengedrag” vertoont, zoals het stelselmatig verkeerd lezen van requirements om maar aan meerwerk te kunnen komen, heb je waarschijnlijk niet de goede vraag gesteld. Het stellen van goede vragen aan leveranciers is ook niet makkelijk, zeker als je het niet vaak doet. Wil je niet verrast worden door je leverancier? Neem dan eens contact met ons op.