Hoe maak je een softwarebegroting voorspelbaar?

Auteur(s): Frank Vogelezang

Het begroten van grote software realisatieprojecten blijkt nog steeds lastig. Geregeld zien we dan ook berichten over budgetoverschrijdingen. Leveranciers laten meestal een team van experts begrotingen maken, maar de praktijk heeft uitgewezen dat deze methode vrijwel altijd leidt tot een te optimistische begroting. Een te optimistische begroting vormt in veel gevallen de basis voor het falen van dit soort complexe projecten. Het uit Finland afkomstige concept van ‘triangle benchmarking’ is een goede manier om inzichtelijk te maken hoe groot de kans van slagen is van een opgestelde begroting.

Het concept van ‘triangle benchmarking’ is gebaseerd op de standaard duivelsdriehoek van projectmanagement waarbij scope, budget en doorlooptijd een driehoek vormen, waarvan de oppervlakte gelijk blijft bij een afgesproken kwaliteitsniveau. Het beïnvloeden van één van de drie hoekpunten leidt automatisch tot een verschuiving van minstens één van de andere hoekpunten om een gelijk oppervlak van de driehoek te houden.

Het onderliggende principe van de duivelsdriehoek is dat projecten altijd onder deze drie beperkingen tot stand komen. Zo is tijd altijd een beperking, omdat de resultaten van het project op een bepaald moment beschikbaar moeten zijn. De beperkingen in de kosten bepalen hoeveel budget of menskracht er is om de projectdoelstelling te realiseren. De projectomvang tenslotte geeft aan wat er moet gebeuren om het project te kunnen realiseren. Deze drie factoren vechten om schaarste: een grotere projectomvang betekent meestal meer tijd en hogere kosten, een strakke deadline brengt juist hogere kosten of een kleinere scope met zich mee en een krap budget betekent meer tijd of een kleinere projectomvang. Evenwicht in die dimensies zorgt dat het project de gewenste kwaliteit krijgt en productief zal zijn. Dit maakt deze driehoek tot een grafisch hulpmiddel dat drie essentiële dimensies uit een complex project kan abstraheren tot een eenvoudig beeld dat de aard van een project goed weergeeft.

Vanuit het onderliggende principe van de duivelsdriehoek bepalen deze beperkende factoren ook de dynamiek van complexe softwareprojecten. Als je één van de dimensies verandert, moet tenminste één van de andere dimensies ook meebuigen, omdat anders de kwaliteit van het project eronder lijdt. De driehoek kan tal van vormen aannemen, afhankelijk van hoe de verschillende factoren zich tot elkaar verhouden. Met ‘triangle benchmarking’ wordt deze dynamiek in één oogopslag inzichtelijk. Hieronder een paar typerende projectvormen:

De bovenstaande voorbeelden laten een viertal succesvol afgeronde softwareprojecten zien. Door een begroting op een gestandaardiseerde manier weer te geven kunnen begrotingen van nieuwe projecten snel worden vergeleken met succesvol afgeronde projecten. Hiervoor is het nodig dat scope, budget en doorlooptijd gestandaardiseerd worden weergegeven. Een conventie hiervoor zou kunnen zijn:

  • Scope 1 cm = 200 functiepunten
  • Budget 1 cm = 100.000 euro of 1.000 uur
  • Doorlooptijd 1 cm = 3 maanden

Budget en doorlooptijd zijn in de meeste begrotingen van grote software realisatieprojecten wel voorhanden. Scope is in veel gevallen een onderbelicht aspect. Dat is een groot risico. Scope is binnen dit soort trajecten de meest bepalende factor voor de benodigde hoeveelheid budget en doorlooptijd. Het is daarom van belang dat de scope wordt uitgedrukt in een objectieve eenheid die meetbaar, herhaalbaar en duidelijk is voor klant en leverancier. Een gestandaardiseerde eenheid voor scope is de functiepunt.

Een ander voordeel is dat een scope uitgedrukt in functiepunten organisaties ook in staat stelt om de eigen softwareprojecten te vergelijken met vergelijkbare projecten uit een omvangrijke database. De International Software Benchmarking Standards Group (ISBSG) beschikt over een database van meer dan 9.100 softwareprojecten uit 32 landen die in te zetten is om een projectbegroting mee te vergelijken.

Door aan de verhoudingen tussen de verschillende factoren kleuren toe te kennen (groen is goed, geel is in orde, rood is slecht) kan ook een opdrachtgever zonder inhoudelijke kennis van IT projecten snel beoordelen welke factoren uit een begroting niet in balans zijn en dus geen realistisch uitgangspunt zijn. Hiermee worden te rooskleurige toezeggingen van een projectteam direct zichtbaar.

Dit maakt het concept van ‘triangle benchmarking’ heel interessant. Door de vorm en de kleur van de driehoek zie je in een oogopslag of het project op een kostenefficiënte manier uitgevoerd wordt in vergelijking met een relevante referentiegroep.

Metri heeft veel ervaring en expertise in het bepalen van de realiteitswaarde van begrotingen van software projecten en het benchmarken van afgeronde software projecten. Metri kan u daarom helpen te bepalen welke vorm de driehoek van uw project is en of uw begroting groen, geel of rood is.



Deel dit artikel:

Boeingavenue 251 - 1119 PD Schiphol-Rijk - Nederland - Tel + 31 20 655 1777