Indexeren huidige budget of doelgericht opbouwen

Op dit moment zijn veel organisaties bezig om het IT-budget voor het komende jaar definitief te maken. De methode die we in de markt het meest tegenkomen is baseline begroten. Hier wordt het budget of de realisatie van het huidige jaar als uitgangspunt genomen en worden de onderdelen geïndexeerd en soms nog even kritisch tegen het licht gehouden. Daar waar de IT-activiteiten van volgend jaar weinig verschillen van die van dit jaar, is dit een zinvolle keuze. Deze aanpak ligt minder voor de hand als er nieuwe dienstverlening wordt toegevoegd, na een fusie of een overname, na het afsplitsen van een bedrijfsonderdeel, of na het met spoed digitaliseren van het hele bedrijf als gevolg van COVID-19. Dit soort disrupties maken het budget of de bestedingen van dit jaar een volstrekt irrelevante graadmeter voor het budget van volgend jaar. In dat soort situaties is het goed om voor een andere aanpak te kiezen.

De coronabezem door het IT-budget

In een eerdere blog is er al voor gepleit om de disruptie die COVID-19 met zich meebrengt aan te grijpen om eens kritisch naar het IT-portfolio te kijken en daar de coronabezem door te halen. Iets vergelijkbaars geldt dan natuurlijk ook voor het IT-budget. Dit jaar hebben veel organisaties hun IT radicaal omgegooid vanwege COVID-19. Een enorme inspanning van veel IT-afdelingen heeft ervoor gezorgd dat vrijwel alle processen buiten de kantoormuren door kunnen draaien. Zo is ING in 7 dagen volledig digitaal gegaan. Dat had niemand vooraf durven plannen.

Dat wil uiteraard niet zeggen dat alles nu vlekkeloos draait. Veel organisaties zijn nu aan het nadenken wat het voor de lange termijn betekent als een groot deel van het werk vanuit de huizen van medewerkers wordt uitgevoerd. Dit vraagt extra investeringen in security, in bandbreedte om tijdens meetings ook video te kunnen gebruiken, maar ook versnelde investeringen in het naar de cloud brengen van (legacy) applicaties die een kritieke rol spelen binnen het primaire proces. Dat laat zich niet vangen in een indexering.

Zero Based Budgeting

Bij Zero Based Budgeting wordt niet gekeken naar de baseline van vorig jaar, maar wordt het budget vanaf nul opnieuw opgebouwd vanuit de huidige omstandigheden en behoeften. Zeker nu de IT zich  sneller ontwikkelt wordt de baseline van het afgelopen jaar voor een toenemend deel van het budget minder relevant. Dit is dus een heel andere benadering en vraagt met name een andere mindset van de mensen die het budget opstellen. Er wordt bottom-up gekeken naar de uitgaven die de beste Return on Investment hebben, zonder dat het budget van het lopende jaar daarbij in de weg zit.

Omdat er ieder jaar met een frisse blik wordt gekeken, biedt deze manier van begroten ook ruimte om niet-productieve kosten omlaag te brengen. Onderzoek van McKinsey liet zien dat die soms wel 10-25% van het budget kunnen bedragen. Iets wat vorig jaar nog een goede investering leek, kan onder de huidige omstandigheden alweer achterhaald zijn. Met Zero Based Budgeting wordt dat snel inzichtelijk en is de beslissing om er mee te stoppen makkelijker gemaakt. Doordat er bottom-up gekeken is vergemakkelijkt dit ook de communicatie over de beslissing om te stoppen.

Een frisse blik op het IT-budget

Door met een Zero Based Budgeting blik naar het IT-budget te kijken krijg je oog voor mogelijkheden om zaken effectiever of efficiënter te doen, zoals:

  • Het zichtbaar maken van de relatie tussen budgetonderdelen en de behoeften en voordelen
  • Het zichtbaar maken van de relatie tussen organisatiedoelen en het budget
  • Het elimineren van verouderde applicaties en/of infrastructuur
  • Het identificeren van mogelijkheden voor outtasking of outsourcing
  • Het identificeren van te zwaar aangezette onderdelen van het budget

Het nadeel van deze manier van werken is dat het vanaf nul opbouwen tijdrovender is dan het baselinen van het bestaande budget. Zeker voor nieuwe activiteiten is het soms lastig om te voorspellen wat dit gaat kosten en wat de verwachte Return on Investment is. Voor de meeste operationele technologieën kan de benchmarkdata van Metri hierbij helpen. De meeste organisaties die met Zero Based Budgeting werken, kiezen daarom voor een hybride vorm. De vaste onderdelen van het budget worden vanuit de baseline opgebouwd en de delen waarop de organisatie meer grip wil hebben of houden worden vanaf nul opgebouwd.

Meer grip op het budget

Binnen organisaties ziet Metri een toenemende behoefte aan inzicht in de cost-drivers, zodat onderbouwde beslissingen kunnen worden genomen om bepaalde kosten terug te brengen. Hiervoor is het nodig om de kosten die aan IT gemaakt worden, te relateren aan de diensten die de organisatie aan haar klanten, gebruikers of burgers levert, hiervoor kan gebruik gemaakt worden van bijvoorbeeld het TBM-framework.

Een toenemend aantal organisaties hanteert striktere processen voor Planning en Control. Dit kan alleen maar effectief zijn als het budget zodanig is opgebouwd dat er zinvol gemonitord kan worden. Terugkerende monitoring van de plannen zorgt ervoor dat geplande verbeteringen ook werkelijk worden doorgevoerd. Zero Based Budgeting kan hier een goede bijdrage aan leveren, als onderdeel van het hele Planning en Control proces.

Wat ook helpt om grip te houden op het budget is het hanteren van een expliciete maatvoering van het IT-budget. Is het IT-budget afhankelijk van groei in klanten/gebruikers of gebaseerd op omzet of winst. Hoe explicieter een budget is opgebouwd, hoe meer de aandacht en energie verschuift van het bewijzen waarom iets is zoals het is naar het actief op zoek gaan naar manieren om zaken beter, sneller of goedkoper te gaan doen. Dit zorgt voor het besef dat geen enkele uitgave te klein is om eens kritisch naar te kijken.

Ook behoefte aan een frisse kijk op uw budget? Laten we eens beginnen met een ‘digitale’ kop koffie.

Wil je meer weten?

Vul onderstaand formulier in om zelf een afspraak in te plannen voor een vrijblijvend gesprek. Kom je er niet uit? Bel ons dan op 020 655 1777.


Deel dit artikel:

Gerelateerd