IT-projecten kosten veel geld en hebben de neiging te mislukken of veel meer extra geld te kosten. Dat is een vrij hardnekkig beeld. En volgens langjarig onderzoek ook in ongeveer 40% van de gevallen waar. Dus vragen steeds meer bestuurders om een goede onderbouwing van de investering in nieuwe IT. Goed nieuws zou je zeggen. Toch spreken we nog te vaak bestuurders die de ervaring hebben dat zo’n goed onderbouwde begroting heel duur is en het aantal missers niet afneemt. Waar gaat het mis?
Voor een complex project heb je veel experts nodig
Veel IT-projecten worden in een bestaand applicatieportfolio ingepast en er is dus veel verschillende expertise nodig om dit goed inhoudelijk vorm te geven. De fout die vaak gemaakt wordt is om ook op deze inhoudelijke experts te vertrouwen voor het maken van een projectbegroting. Een totaalbegroting voor een IT-project opstellen samen met de inhoudelijke experts vraagt al gauw een doorlooptijd van zes weken. Deze aanpak vereist ook een goed overzicht om vast te stellen of alle onderdelen van het project begroot zijn en er geen overlap zit in de onderdelen.
De ervaring van Metri is dat deze aanpak leidt tot een begroting die gemiddeld 30% te optimistisch is in zowel kosten als doorlooptijd. Inhoudelijke expertise is geen garantie voor een goede begroting. Het maken van een goede begroting is een expertise op zich. Hiervoor is voldoende kennis nodig om de architectuur van een complex IT-project te doorgronden, maar vooral kennis hoe zich dit vertaalt in een begroting. Een goede begroting is meer dan de optelsom van een aantal losse activiteiten. Met de inzet van de juiste expertise kan in een kortere doorlooptijd een kwalitatief betere begroting worden gemaakt.
Ieder project is uniek
Een veelgehoorde reden om te vertrouwen op inhoudelijke experts is dat ieder project uniek is en er dus kennis nodig is van de inhoud om dit te begroten. Het unieke karakter definieert het verschil tussen een project en een terugkerende activiteit. Maar ook unieke projecten voldoen aan een aantal wetmatigheden. Hierdoor is de begroting van een project meer dan de optelsom van een aantal activiteiten. Deze activiteiten moeten gepland, afgestemd en bestuurd worden. Deelproducten moeten worden geïntegreerd, getest en geaccepteerd worden. Naar het begroten van unieke projecten is al meer dan veertig jaar onderzoek gedaan en daar zijn een aantal wetmatigheden uit naar voren gekomen die ook gelden voor de huidige manier van werken.
Externe expertise kost veel geld
Niet iedere organisatie die IT-projecten doet heeft eigen begrotingsexpertise in huis. Dat is begrijpelijk, want tegenwoordig gebruikt iedere organisatie IT-voorzieningen en doet vrijwel iedere organisatie wel een IT-project. Als je dat goed wilt doen, moet je daarvoor externe expertise inhuren. Dat kost zichtbaar geld. Soms wel 1% van het totale budget. Dat lijkt voor sommige organisaties veel geld. Maar is dat zo? Hoeveel geld kost het om inhoudelijke experts zes weken bezig te laten zijn met een begroting? Die kosten zijn vaak niet direct zichtbaar, omdat de inhoudelijke experts toch al met het project bezig zijn. Als je die kosten inzichtelijk maakt is een (externe) begrotingsexpert zo duur nog niet.
Slecht begroten is duurder
Bovendien brengt een begroting door inhoudelijke experts nog een verborgen risico met zich mee, namelijk dat een kwalitatief onvoldoende begroting extra kosten met zich meebrengt voor het project. Het klinkt misschien wat vreemd, maar een slechte begroting kost gewoon geld.
Als er te optimistisch is begroot, nemen de kosten exponentieel toe. Bijvoorbeeld doordat zaken parallel moeten worden uitgevoerd die beter achter elkaar uitgevoerd kunnen worden. Of doordat mensen aan het project toegevoegd moeten worden om deadlines te halen. Dit is relatief kostbaar en geeft weinig rendement.
Maar ook te pessimistisch begroten kost geld, al wordt dat meestal niet inzichtelijk. Als een begroting te ruim is dan wordt de extra ruimte meestal besteed. Bijvoorbeeld aan extra features die niet echt nodig zijn. Het project had dan goedkoper uitgevoerd kunnen worden met dezelfde waarde voor uw organisatie.
Geïnteresseerd in wat een goede begroting uw organisatie kan opleveren? Neem eens vrijblijvend contact op. Een verkennend gesprek is geheel gratis.
Stel je vraag
Heeft u nog vragen of wilt u advies op maat? Laat uw telefoonnummer of email achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op.