De dagen worden grijzer, mijn buurman zet zijn schare verlichte hertjes weer in zijn voortuin, de kerstliedjes schallen door de radio, de Top 2000 begint (bijna)… het bijzondere jaar 2020 loopt ten einde. Tijd om op te ruimen om straks een frisse start te kunnen maken.
In mijn bureaulade vind ik een paar verlopen cadeaukaarten en stilzwijgend verlengde abonnementen.
Het is elk jaar hetzelfde. Door het jaar heen maak je nieuwe afspraken met diverse bedrijven, verzekeraars, bezorgdiensten, etcetera. Maar door de dagelijkse beslommeringen vergeet je op gezette tijden eens naar die afspraken te kijken. Je zou jezelf geld en ongemak kunnen besparen door je af te vragen of je er gebruik van maakt, ze nog relevant zijn en of ze nog wel aansluiten op je levensdoelen en de huidige omstandigheden.
De parallel met contracten in het bedrijfsleven is eenvoudig te trekken. Door het jaar heen maken bedrijven afspraken met partijen en leggen dit vast in contracten. Ook bij de bedrijven kan de waan van de dag ervoor zorgen dat afspraken niet regelmatig onder de loep worden genomen. Dit terwijl contracten tegenwoordig zeer dynamisch zijn en veelal op bedrijfskritische processen betrekking hebben. In het licht van de digitalisering spelen IT-contracten eveneens een cruciale rol.
Na opstellen van een contract voor IT-dienstverlening en afronding van het bijbehorende transitie- of transformatieproject is iedereen blij om weer ‘gewoon’ aan het werk te gaan. Natuurlijk zijn er regelmatig service-level rapportages. Maar verder is het business as usual, het contract verdwijnt in een la.
Meer dan eens horen wij dan ook van klanten dat ze inzicht missen in de status van hun contracten en ze ‘onverwacht’ vastzitten aan een automatische contractverlenging. Nu hebben contractmanagers vaak wel wat meer te doen dan bijhouden wanneer contracten aflopen: ze zijn bijvoorbeeld druk met nieuwe contractonderhandelingen en proberen problemen met een bestaand contract op te lossen. Dat kan ten koste gaan van de focus op contracten die aflopen of niet meer aansluiten op de behoeften van de organisatie, met alle gevolgen van dien.
Periodiek het risicoprofiel bepalen van contracten geeft inzicht in de eventueel te nemen stappen. Wellicht zit je anders vast aan een contract dat niet aansluit op de veranderende omstandigheden van het bedrijf, de markt, wetgeving of technologie. Vergeet ook de ecosystemen niet. Veranderingen in de manier van samenwerken zouden ook gevolgen kunnen hebben voor een contract.
Al met al genoeg stof om over na te denken. En als we het toch gaan hebben over goede voornemens heb ik nog een tip: geef je contract lifecycle management een frisse start in 2021. Pak samen met de contractmanager de belangrijkste vijf tot tien contracten en stel het risicoprofiel vast. En bepaal daarnaast samen een periodieke review van die contracten.
Ik begrijp het helemaal als je geen idee hebt hoe hiermee te beginnen. Metri heeft meer dan twintig jaar ervaring met benchmarking, contracteren en begeleiden van sourcingtrajecten. We kennen de markt én de technologische ontwikkelingen. We ondersteunen je graag.
Maar het begint aan jouw kant, met het openen van die la.