Na het afsluiten van een overeenkomst wordt deze overgedragen aan de betrokken contractmanager. De contract manager verzorgt de registratie, zal het contract moeten besturen en voorkomen dat deze in een la verdwijnt. Door te sturen op de gecontracteerde dienstverlening, afspraken en acties (zowel voor leverancier als voor de afnemende organisatie) is het mogelijk het contract maximaal uit te nutten, in te zetten en risico’s te vermijden.
Zeker bij het hebben van een omvangrijk contracten portfolio is het van groot belang de contracten actief te monitoren. Om te kunnen monitoren en grip te krijgen op contracten en haar leveranciers is het inrichten van contractmanagement noodzakelijk. Door het inrichten van standaard processen, rollen, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en methodes wordt dit begrijpelijk. Om deze inrichting te bewerkstelligen heeft Metri een concrete aanpak opgesteld. Door tijdens de implementatie de processen en rol invulling in de praktijk te toetsen is men verzekert van een succesvolle invulling van het contract management.
De Metri Contract Management Inrichting bestaat uit drie fases:
Inventarisatie
de inventarisatiefase wordt gebruikt om de huidige situatie vast te stellen. Uit de huidige situatie ontstaat in overeenstemming met de klant een roadmap.
Ontwerp
in de ontwerpfase worden de elementen voor het inrichten en toepassen van contractmanagement ontworpen
Implementatie en executie
de ontworpen elementen worden geïmplementeerd en ter uitvoering gebracht. Dit gebeurt middels een on-the-job-training en walk trough, waarbij via de nieuwe werkwijze gewerkt wordt.
De resultaten van het inrichten van de contractmanagement elementen stellen organisaties in staat het contracten portfolio te besturen. Deze resultaten leiden tot het tijdig herkennen van risico’s en hiaten, betere aansluiting en grip op de leverancier.
Op te leveren resultaat
Nulmeting
uit de inventarisatiefase ontstaat een beeld van de huidige contractomgeving, invulling van het huidige contractmanagement, SMART-doelstellingen worden gesteld en een roadmap ontwikkelt
Procesbeschrijvingen
op basis van de nulmeting wordt de “Happy Flow” voor contractmanagement uitgewerkt, inclusief RASCI-model;
Rollen en beschrijvingen
het opstellen van rolbeschrijvingen met betrekking tot contractmanagement, inclusief taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Deze rolbeschrijvingen worden toegekend aan de functies van de organisatie
Templates, rapportages en structuren
de inventarisatiefase wordt gebruikt om de huidige situatie vast te stellen. Uit de huidige situatie ontstaat in overeenstemming met de klant een roadmap.
Training
Metri neemt de betrokkenen mee door de stappen omtrent contractmanagement in de vorm van een walk through. Hierin valideert Metri samen met de betrokkenen de processen, templates, rapportages, rollen, taken en verantwoordelijkheden.
Meer weten?
Spreek direct een specialist, neem contact op met IDC Metri voor een snel en duidelijk antwoord: