Een dans om de euro’s

11 januari 2018

Auteur(s): Andre Nadorp

We hebben er allemaal weleens mee te maken gehad. Een verschil tussen de prijs en wat er uiteindelijk betaald is. Er is natuurlijk altijd het prijskaartje, maar dat hoeft niet de prijs te zijn die je afrekent. Wat nou als ik in plaats van alleen een wasmachine ook een wasdroger, een strijkbout en een stofzuiger koop in één transactie? Wat moet ik dan betalen? Dit is nog een relatief eenvoudige vraagstelling waarbij vooral assertiviteit invloed heeft op de uiteindelijk prijs per artikel.

Voor zakelijke dienstverlening ligt dit spel van loven en bieden gecompliceerder. Leveranciers zijn, over het algemeen, zeer goed in staat om te bepalen wat het kost om de gevraagde dienst te leveren. Deze kosten verhogen zij met een gewenste marge en dat resulteert vervolgens in de prijs. De bedrijfskosten bestaan over het algemeen uit de uitgaven voor producten, werknemers en risico’s. Deze rekensom is van wezenlijk belang. Als de kosten niet onder controle zijn, heeft dit direct gevolgen voor de marge dan wel het voortbestaan van de organisatie en de mogelijkheid om diensten te verkopen.

Het schoonmaakbedrijf dat ingehuurd wordt door een hotel verkoopt een dienst. Voor dat schoonmaken zet deze dienstverlener meerdere werknemers en andere middelen in om de opdracht uit te voeren en gaat bepaalde risico’s aan. De hotelketen wil als klant alleen niet per uur, schoonmaakproduct en verzekering een factuur ontvangen, laat staan voor de marge. De uitdaging voor dit schoonmaakbedrijf zit er dus in om alle benodigde middelen te vertalen naar een afrekenmethodiek die past bij dit hotel. Bijvoorbeeld een prijs per uur of per vierkante meter. Om ervoor te zorgen dat de facturen voorspelbaar zijn, zal er over het algemeen een vaste hoeveelheid van de afrekeneenheid afgenomen worden, die een goede kwaliteit garandeert van de gevraagde dienst. Daarmee is de eerste hobbel genomen.

Net zoals veel andere hotels maakt ook dit etablissement onderdeel uit van een keten. Elk hotel in zo’n keten heeft een eigen verantwoordelijkheid om voor een eigen balans tussen winst en verlies te zorgen. Iedere hoteleigenaar zal dus zelf na moeten denken over de interne verrekeneenheid als een schoonmaakdienst collectief over de keten ingekocht is. Is dit per kamer, vierkante meter of een uurprijs. Een eenheid die de kostprijs van de dienst onvoldoende vangt, zal tot veel interne discussie leiden. De verschillende hotelmanagers gaan ongetwijfeld veel tijd besteden aan het agenderen van dit onderwerp.

Tijdens grote outsourcing trajecten doen zich dit soort problemen voor. De aanbiedende partij dient zo specifiek mogelijk aan te tonen wat de kosten zijn van de benodigde middelen voor de gevraagde diensten. Daarna begint de dans om een eenvoudige, voorspelbare facturatie. Op welke manier gaat de leverancier de flexibele dienst in rekening brengen die de klant als rechtvaardig ervaart? Per hotel, per uur, per kamer? Beide partijen zijn bij een rechtvaardige afrekening gebaat. Eenvoud leidt immers tot lagere kosten en minder discussie. Een foute keuze zal de dienstverlening negatief kunnen beïnvloeden.

Als er een interne verrekening plaatsvindt zal er opnieuw een dans om de euro’s beginnen. De afrekeneenheid van de leverancier hoeft niet overeen te komen met de interne doorbelasting methodiek. Wat als rechtvaardig ervaren wordt tussen leverancier en klant zal in de praktijk vaak afwijken van wat intern acceptabel is. De interne afnemer kan best wel eens verschillende producten afnemen die ook nog eens geleverd worden door meerdere interne en externe leveranciers.

Het krijgen en behouden van inzicht is essentieel om verschillende leveranciers van vergelijkbare diensten met elkaar te kunnen vergelijken. Een eenduidig prijskaart, maar vooral transparantie tussen partijen is de beste oplossing om de dans om de euro’s op een goede manier uit te kunnen voeren.

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Website by Webroots