Je krijgt wat je vraagt

Dankzij Corona is wandelen de nieuwe nationale sport geworden. Het is het gezonde alternatief geworden voor vergaderen en borrelen. Tijdens zo’n wandeling komen de meest diverse onderwerpen ter sprake. Veel onderwerpen gaan over persoonlijke dilemma’s, maar soms gaat het ineens over werk.

Mijn wandelpartner werkt vanuit een opdrachtgever aan een groot fixed-price contract. Dit contract is na een aanbesteding gewonnen door een partij die een prijs had neergelegd die twintig procent lager was dan de andere partijen. Nu het contract gaat lopen blijkt dat de geselecteerde leverancier het verkeerd lezen van requirements tot kunstvorm heeft verheven. De contractmanager had duidelijk gemaakt dat de opdrachtgever niet ging krijgen wat hij nodig had, maar wat hij gevraagd had. Om te leveren wat er nodig is, had hij een kwart hogere prijs moeten vragen.

Voor mijn wandelpartner was dit een schokkende ervaring. Zijn werkgever had een lange historie om zelf alles te bouwen met collega’s. Iedereen wist wat er nodig was en iedereen deed wat nodig was. Als de informatieanalist iets niet helemaal duidelijk had gespecificeerd, begrepen de ontwerpers toch wat er nodig was. En als de ontwerpers niet alle details scherp geformuleerd hadden, dan wisten de bouwers toch wel wat er nodig was om te bouwen wat er nodig was.

Ik vind dit soort bedrijven prachtig om voor te werken. Er lopen daar soms ook externen rond, waarvan je erachter komt dat ze extern zijn op het moment dat je de contracten te zien krijgt voor bijvoorbeeld een benchmark. Helaas heeft die cultuur ook een keerzijde als zij gebruik gaan maken van diensten van externe partijen. Voor mij is dat de realiteit van de laatste twintig jaar werkervaring. Zeker als je dat werk in competitie gaat aanbesteden aan wat je denkt dat de beste partij is. Dan kom je erachter dat bedrijven in dat soort situaties het antwoord gaan geven wat hen de meeste kans op de opdracht oplevert. En vervolgens gaan ze zich daar tijdens het contract naar gedragen.

Zijn dit soort leveranciers dan onmensen? Zeker niet! Jaren geleden heb ik daar een leuke presentatie over gegeven op een proposalseminar met als titel: “Leveranciers zijn ratten.” Veel mensen hebben daar een negatieve connotatie bij, maar ik heb ze laten zien dat dat niet terecht is. Ratten zijn ontzettend slimme beesten. Zij doen binnen hun mogelijkheden alles om zo snel mogelijk aan voedsel te komen. Als je dat op een goede manier doet, kun je een rat van alles leren, zolang je maar beseft dat een rat gewoon wil eten.

Als je leverancier negatief “rattengedrag” vertoont, zoals het stelselmatig verkeerd lezen van requirements om maar aan meerwerk te kunnen komen, heb je waarschijnlijk niet de goede vraag gesteld. Het stellen van goede vragen aan leveranciers is ook niet makkelijk, zeker als je het niet vaak doet. Wil je niet verrast worden door je leverancier? Neem dan eens contact met ons op.

Wil je meer weten?

Vul onderstaand formulier in om zelf een afspraak in te plannen voor een vrijblijvend gesprek. Kom je er niet uit? Bel ons dan op 020 655 1777.

Overeenkomst tussen verkiezingen en leveranciersselectie

Verkiezingen - leverancierselectie Metri

Al weken gaat het erover, de verkiezingen voor de tweede kamer. Alle partijen stellen een verkiezingsprogramma op. Laten deze financieel doorrekenen door een onafhankelijk bureau, het Centraal Planbureau. Na deze voorbereidingen gaan alle partijen (virtueel) de straat op. Hier proberen ze alle Nederlanders te overtuigen van het belang en de voordelen van hun programma. Het liefst merken ze dan ook nog even op dat andere partijen geen antwoord geven op belangrijke vragen (die ze zelf formuleren).

In het begin zijn de partijen bezig de partijprogramma’s inhoudelijk vorm te geven. Richting het moment van de beslissing, de verkiezingsdag, gaat de aandacht vervolgens steeds meer naar de personen van de partij. Lijstrekkers hebben allemaal hun eigen werkwijze hierin, maar het doel is feitelijk hetzelfde: meer stemmen krijgen dan de andere partij. Als ze in deze discussie ook nog iets negatiefs kunnen zeggen over de huidige regeringspartijen (de “incumbent”) dan zullen ze dat niet nalaten.

Inmiddels zijn er in Nederland meer dan 30 partijen waarop gestemd kan worden. Het risico bestaat dus dat je als gemiddelde Nederlander het onderscheid tussen alle partijen niet meer kan maken. Om op inhoudelijke standpunten een keuze te maken zijn er stemwijzers beschikbaar. Op diverse stellingen wordt dan jouw voorkeur vergeleken met het aanbod van de politieke partijen. Dit leidt tot een concreet advies welke partij het beste bij jouw standpunten past, inclusief de onderbouwing op welke punten de overeenkomsten en verschillen zitten.

Ik denk dat iedereen bovenstaande herkent, in ieder geval op hoofdlijnen. Lijkt dit niet op het proces van een leveranciersselectie? Op basis van de doelstellingen van een IT-organisatie bieden IT-leveranciers hun diensten aan. Hierbij laten ze afhankelijk van de vorm de voordelen zien van hun aanbod. Deze worden vervolgens ook financieel gepresenteerd. In Nederland zijn eigenlijk op alle IT-domeinen tientallen leveranciers beschikbaar. Ziet u nog door de bomen het bos? Wat is het onderscheidend vermogen van de verschillende leveranciers? Welke leverancier levert de beste prijs/kwaliteit op welk domein?

Bent u nog in staat om zelf deze vragen onderbouwd en met zekerheid te beantwoorden, of heeft u hierbij ook behoefte aan een “kieswijzer”? Een onafhankelijke partij die u helpt vast te stellen welke leverancier het beste past bij uw organisatie en uw vraag past. Hierbij sturend op de voor u beste prijs/kwaliteit verhouding. Waarbij de uiteindelijke keuze bij u blijft!

Metri kan u hierbij helpen. Onze ervaren sourcing en benchmark experts hebben een brede, diepgaande, blik op de IT-markt en zijn graag uw “kieswijzer”.

Wil je meer weten?

Vul onderstaand formulier in om zelf een afspraak in te plannen voor een vrijblijvend gesprek. Kom je er niet uit? Bel ons dan op 020 655 1777.

Offerte-uitvragen: meestal geen open boek

Cloud Cost Savings for the New Year

Als je een boek leest, maak je een bepaalde voorstelling van hoe de personages er uitzien. Die voorstelling zal voor jou anders zijn dan hoe ik ze me verbeeld. Ook de interpretatie van een boek kan van lezer tot lezer geheel verschillen.

Net zoals met een interpretatie van een boek leidt de beschrijving van de eisen en wensen die een klant in haar offerte-uitvraag opneemt in veel gevallen tot een afwijkende interpretatie bij de leveranciers.

Het schrijven van een offerte-uitvraag is vaak een grote worsteling en beslist geen alledaags werk. Medewerkers worden uit hun dagelijkse werkzaamheden geplukt om input te leveren. Ze moeten een beschrijving maken van de huidige situatie, bedenken wat de gewenste oplossingsrichting is, wensen en eisen formuleren, bedenken waarop ze willen beoordelen en ga zo maar door. Maar deze medewerkers zijn veelal geen schrijvers. Laat staan dat ze gewend zijn offerte-uitvragen in rake woorden te vangen en hun wensen helder te verwoorden.

Via het schriftelijk stellen van vragen probeert de leverancier meer helderheid te krijgen in de exacte vraag. Waarmee is de klant het beste geholpen? Welke oplossing willen ze nu precies? Zijn ze nu op zoek naar innovatie of juist ‘business as usual’? De antwoorden op die vragen zijn ook weer schriftelijk: geen efficiënt proces en geen garantie voor succes.

Op basis van verkregen antwoorden – maar zeker nog met een dosis onzekerheid – gaan de leveranciers aan de slag. Met een team van specialisten, gepokt en gemazeld in het opstellen van offertes en veelal bijgestaan door schrijvers die gespecialiseerd zijn in het schrijven van mooie, wervende teksten, wordt de offerte-uitvraag beantwoord. Dit in de hoop dat de vraag van de klant is begrepen.

Een leverancier ziet de worsteling achter het ontstaan van de offerte-uitvraag helemaal niet. En als de klant niet goed en eensluidend beschrijft wat de wensen zijn, terwijl de leverancier elke zin ontleedt en op een goudschaaltje weegt, dan heb je grote kans dat de verwachtingen uit elkaar lopen. 

IDC Metri is ervan overtuigd dat dit maar op één manier kan worden voorkomen: een uitgebreide dialoog tussen klant en de mogelijke leveranciers, voorafgaande aan het schrijven van de formele uitvraag. Hierdoor worden interpretatieverschillen grotendeels weggenomen en wordt de kans aanzienlijk groter dat de klant daadwerkelijk krijgt wat hij vraagt.

IDC Metri faciliteert dergelijke dialogen tussen klanten en de markt. Daar hebben we ruime ervaring mee en dit is standaard ingebed in ons leveranciersselectieproces. Bovendien hebben we de expertise in huis om boven tafel te krijgen wat onze klanten echt willen – zowel voor de business én IT – en dit te verwoorden in een offerte-uitvraag die weinig ruimte laat voor misinterpretatie, geen fictie maar facts.

Geïnteresseerd? Bekijk dan de webinar “Papieren tijger… of kan het ook anders?” of laten we een afspraak maken.

Wil je meer weten?

Vul onderstaand formulier in om zelf een afspraak in te plannen voor een vrijblijvend gesprek. Kom je er niet uit? Bel ons dan op 020 655 1777.

Besparen op IT kosten: 10 tips van Metri

Metri top 10 kostenbesparingen

1. Herken de signalen dat je moet overstappen van IT-leverancier

Het kan voorkomen dat je steeds minder tevreden bent over uw IT-leverancier. Er zijn signalen dat je eigenlijk moet overstappen naar een andere leverancier. De problemen die je hebt worden traag of helemaal niet opgelost. Dus wat doe je? Je gaat er maar weer achteraan. Intussen maak je maandelijks steeds een behoorlijk bedrag over. Het kan gebeuren dat je in zo’n situatie ook nog eens een factuur krijgt wat niet in het servicecontract is vastgelegd. Maar overstappen houd je tegen. Te ingewikkeld, te veel gedoe.

Hoe kun je kosten besparen door over te stappen naar een nieuwe leverancier?

Stel voor jouw organisatie de vragen vast, om te kijken of de huidige leverancier bij jouw organisatie past. Metri doet dit vaak aan de hand van haar sourcing drivers, enkele voorbeelden hiervan zijn:

Wat zijn jouw verwachtingen van een IT leverancier?
Moet deze acteren op jouw vragen en volgen of juist proactief zijn? Sluit de leverancier aan bij jullie bedrijfscultuur?

Voor welke ontwikkelingen staat jouw organisatie, die mogelijk invloed kunnen hebben op je IT omgeving?
Ga je binnenkort overstappen op een ander software pakket, of overweeg je om verouderde hardware te vervangen?

Heeft de beoogde IT leverancier kennis van jouw bedrijfstak?
Als deze vraag met “ja” beantwoord kan worden, kan de ICT partij nog beter met je meedenken, want deze heeft branche specifieke kennis.

Is de informatie die je ontvangt afgestemd op jouw kennisniveau?
– Met andere woorden, begrijp jij als medewerker met enige IT kennis waar het over gaat en voel jij je gehoord? Weet de accountmanager, die je spreekt, de informatie ook op om een andere manier uit te leggen, helemaal als je daar om gevraagd hebt.

-Of kijkt deze juist vooral naar een IT oplossing die past bij jouw organisatie? De cloud is niet geschikt voor elk bedrijf. De wetgeving kan hier onder andere bepalend in zijn.

Wordt er überhaupt gekeken hoe jouw huidige IT omgeving in elkaar zit?
Voor een IT leverancier over kan gaan tot het uitbrengen van een offerte is het van belang dat jouw volledige ICT-omgeving in kaart wordt gebracht. Alleen dan is het mogelijk om tot een zo compleet mogelijke inschatting of offerte te komen.

Metri neemt in haar aanpak de tijd om de gewenste situatie te bespreken met de klant en leveranciers, zodat beide partijen niet voor verrassingen komen te staan en de juiste aanvraag wordt gedaan.

Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

Besparen op IT doe je zo

2. Bespaar geld door niet te optimistisch te begroten

Bij de opdracht tot het bouwen van een huis verwacht men een nauwkeurige opgave van de prijs, opleverdatum, benodigde materialen en personeel. De architect is in staat om op basis van het aantal kubieke meter inhoud van het huis en de specifieke wensen van de opdrachtgever een begroting te maken. Over het algemeen zal de uiteindelijk prijs en opleverdatum weinig afwijken van die begroting. Wie hetzelfde beeld verwacht bij het ontwikkelen van software, komt vaak bedrogen uit.

Te veel IT-programma’s en met name software realisatieprojecten mislukken, ook in de agile wereld. Daar worden vaak vele redenen voor genoemd, maar één belangrijke reden wordt vaak vergeten: een te optimistische begroting. In tegenstelling tot andere sectoren worden in de IT vaak ‘human judgement’ begrotingen gebruikt. Wetenschappelijk onderzoek toont aan dat deze manier van begroten vrijwel altijd tot (veel) te optimistische begrotingen leidt, met als resultaat onevenredige extra kosten in de uitvoering en daarmee falende projecten.

Door gebruik te maken van professionele cost estimation technieken, gebaseerd op internationale standaarden, data en beproefde parametrische modellen, krijg je een goede onderbouwde en realistische begroting.

Door je begroting te laten controleren door een onafhankelijke partij als Metri, krijg je een objectief en parametrisch onderbouwd inzicht in de omvang van de te realiseren requirements, de benodigde uren, kosten en de benodigde expertise per functie. Dit leidt tot een duidelijke toename in het slagingspercentage en tot significante kostenbesparingen.

Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

Besparen op IT doe je zo

3. Laat checken of je niet veel te veel voor de IT betaalt

IT-budgetten zijn binnen de meeste bedrijven een heikel onderwerp. Vaak is er onvrede over het kostenniveau of de kwaliteit van de geleverde IT dienstverlening. Of over beide. Metri voert in zo’n geval voor haar klanten een ‘benchmark’ uit om, op basis van de feiten, richting te geven in deze discussies.

Door de eigen uitgaven te vergelijken met andere organisaties, met vergelijkbare IT diensten, is het mogelijk de zaken transparant en inzichtelijk te maken. Veelal levert dit feitelijke verbeterpunten op. Door het beoordelen van de verschillende diensten en kosten vindt Metri vaak verbeterpunten en kunnen optimalisaties worden ingezet.

Door de IT-diensten te ‘decomponeren’, via het zogeheten Component Based Model van Metri, is het mogelijk om verschillende organisaties en IT diensten objectief te vergelijken. Het uitvoeren van een kosten– of prijs-benchmark geeft een helder en onderbouwd beeld van de marktconformiteit, inclusief mogelijke verbeteringen van de aanwezige IT-diensten.

Eerlijke prijs gedurende je contract

Klanten van Metri nemen vaak benchmark-clausules op in hun IT-contracten. Dergelijke clausules hebben als voordeel dat ze de klant in staat stellen om een onafhankelijke partij als Metri te laten kijken naar de prijsstelling van de aanbieder. Hierdoor weet je zeker dat je gedurende de looptijd van het contract een eerlijke, marktconforme prijs betaald.

Vaak verlenen opdrachtgevers (kleine) opdrachten vaak onderhands. Daarnaast zijn opdrachtgevers -en nemers zich steeds meer bewust van de waarde van een langlopende samenwerking. Daarbij passen onder andere langlopende contracten en contractverlengingen. In dit soort situaties willen opdrachtgevers wel weten of de (verlengde) offerte marktconform is. Soms wil een opdrachtnemer dat ook proactief oppakken, bijvoorbeeld na verloop van tijd bij een langlopend contract. IT Benchmarks helpen je hierbij.

Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

Besparen op IT doe je zo

4. Zorg voor een applicatiescan: dit kan veel geld opleveren!

Veel organisaties willen de wendbaarheid van hun IT verbeteren, verhuizen naar de cloud of zijn bezig met het plannen van digitale transformatie, maar weten niet waar ze moeten beginnen.

Uit onderzoek van Metri is gebleken dat veel organisaties, die een digitale transformatie willen opstarten of hun applicatielandschap willen moderniseren, geen goed zicht hebben in de technische staat van het applicatieportfolio en te weinig inzicht in het bedrijfsbelang van de individuele applicaties. Ze weten niet goed waar te beginnen, zijn niet in staat gerichte keuzes te maken en het opbouwen van het benodigde inzicht kan vaak vele maanden duren, waardoor er onnodige hoge kosten gemaakt worden.

Per applicatie vragen we de eigenaar een korte vragenlijst in te vullen. Hierdoor is Metri in staat om per applicatie een, op feiten gebaseerde, toekomststrategie te adviseren. Dit levert veel tijdwinst op en zorgt ervoor dat uw organisatie snel de vruchten van de digitale transformatie kan plukken.

Door deze aanpak krijg je in een zeer kort tijdsbestek een op feiten onderbouwd inzicht in de kwaliteit, de business impact, cloud readiness en de aan te bevelen transformatiestrategie per applicatie.

Zorg ervoor dat de gehele situatie goed in kaart is gebracht, zodat er snelle en gerichte acties kunnen worden ondernomen, kosten besparen en de waarde van de transformatie vergroten.

Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

Besparen op IT doe je zo

5. Zorg dat kosten niet te hoog oplopen in de cloud

Het rijke landschap van applicaties is sterk veranderd en nu zien we door de bomen het bos niet meer. Hoe kan het nu dat de facturen van de public cloud providers zo hoog uitvallen? Met cloud zou alles toch goedkoper worden?

Alle financiële zaken die te maken hebben met de cloud zijn inmiddels bekend als cloud economics. Maar hoe zorg je ervoor dat de cloud economics van jouw organisatie op orde zijn? Het komt aan op het managen van verwachtingen, kosten en realtime-dashboarding.

Het terugbrengen van kosten en het verbeteren van de IT-efficiëntie zijn de voornaamste redenen voor organisaties om de overstap te maken naar de cloud. Zonder Cloud Economics vallen deze besparingen vaak tegen. De juiste maatregelen moeten worden genomen, anders worden de kosten juist snel onbeheersbaar. Metri heeft al veel klanten geholpen om deze kosten weer beheersbaar te maken en te houden.

Eén van de grote voordelen van public cloud is de extreme mate van flexibiliteit en schaalbaarheid ten opzichte van meer klassieke oplossingen. Flexibiliteit en schaalbaarheid gelden niet alleen voor de capaciteit, maar ook voor de kosten. Daar komt nog de huidige beweging bij van IT afdelingen naar een meer business-georiënteerde opzet, met autonome teams die zelf hun cloud resources afnemen en beheren. Door je cloud omgeving te laten doorlichten door een onafhankelijke partij als Metri wordt al snel aangegeven waar de kosten zitten en waarop bespaard kan worden. Vervolgens is het noodzakelijk om deze besparingen te realiseren en uw organisatie klaar te maken om dit zelf te gaan doen.

Dus de vraag die je jezelf stellen moet is; hoe maak ik met mijn organisatie, optimaal gebruik van cloud economics?

Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

Besparen op IT doe je zo

6. Aflopende contracten? Nieuwe besparingen!

De afgelopen jaren zijn IT-outsourcingprojecten vooral ingezet om kosten te besparen. Vandaag de dag is kostenreductie nog steeds een belangrijke reden om delen van de IT-activiteiten binnen een organisatie door een externe leverancier te laten verzorgen. Succesvolle organisaties doen immers niet alles zelf, maar regisseren en werken samen met externe partijen.

Organisaties die geen gebruik maken van een onafhankelijke partij die de contracten onder de loep neemt, zien daarbij vaak over het hoofd dat een uitbesteding ook moet helpen bij het innoveren en flexibeler maken van de bedrijfsvoering. Wie deze sourcing drivers niet meeneemt in zijn ‘hercontractering’ of leverancierselectie, zit jaren vast aan een contract waar het bedrijf op korte termijn frustraties van krijgt en bovendien het gevaar loopt achterop te raken.

Kortom, aflopende contracten vormen een perfecte aanleiding om de totale strategie op het gebied van sourcing te herijken. Daarbij liggen er volop kansen om, naast kostenreducties, de kwaliteit, innovatie, flexibiliteit en andere sourcing drivers op te nemen als integraal onderdeel van de uitbestedingsstrategie. Om teleurstellingen te voorkomen is daarbij het definiëren van een realistische transitie naar de nieuwe situatie een vereiste, voor zowel de regie-organisatie als de ICT-leveranciers. Zorg er dus voor dat de afgesproken sourcing drivers concreet geborgen zijn in de contractenportefeuille, de individuele uitbestedingsovereenkomsten en de besturing van de (regie)organisatie

Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

Besparen op IT doe je zo

7. Meten is weten: laat Agile teams objectief monitoren

Nu zelforganiserende Agile- en DevOps-teams steeds meer ingeburgerd raken in veel organisaties, beginnen de zorgen bij het management toe te nemen. Hoe weet men nog wat wanneer klaar is, wat de kosten zijn en of dit in verhouding is met de geleverde waarde? Teams komen met allerlei metrieken als story point, maar deze zijn subjectief en alleen bruikbaar op teamniveau. Kortom: niet geschikt als input voor managementbeslissingen.

CIO’s raken hierdoor het overzicht kwijt, maar er wordt wel van hen verwacht dat ze concreet bijdragen aan het succes van de organisatie door business waarde te leveren tegen zo laag mogelijke kosten. Aangezien agile way-of-working in de praktijk vaak duurder is dan traditionele ontwikkeling, is performance monitoring cruciaal. Zeker in het geval waar grote delen van teams worden geleverd door externe leveranciers, is het monitoren cruciaal.

De meeste IT-leveranciers claimen High Performance Teams te leveren, maar kwantificeren dit niet en leveren op basis van Time en Material (uren keer uurtarief), zonder ownership te pakken voor het geleverde product. Er is geen enkele prikkel om productiever te worden en betere kwaliteit te leveren. Wel om meer uren te besteden en dat gebeurt dan ook vaak, waardoor de kosten omhoog schieten.

Om kosten te besparen en de geleverde waarde per team te vergroten, is een stuurmechanisme noodzakelijk. Dit kan je laten meten door een onafhankelijke partij als Metri. Hierdoor houd je de leverancier scherp, krijg
je de beste mensen en wordt het mogelijk leveranciers op basis van geleverde waarde te betalen in plaats van bestede uren.

Metri Intelligence
Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

Besparen op IT doe je zo

8. Betaal niet impulsief te veel in een crisis

Nederlanders werken de komende tijd zoveel mogelijk vanuit huis, met als doel de verspreiding van het nieuwe Covid-19 virus tegen te gaan. Hoe staat het met de IT-connectiviteit tijdens een crisis? Worden te snel te dure contracten afgesloten om maar up en running te blijven? Wat zijn de belangrijkste zaken waarop je moet letten?

Kan jouw IT-infrastructuur het aan?

Heeft jouw bedrijf voldoende licenties om alle medewerkers te kunnen laten thuiswerken? Hebben de servers voldoende capaciteit om grotere aantallen thuiswerkers te bedienen, of gaat het werken nu voor jouw medewerkers tergend langzaam?
Het is juist nu een goed moment om dat uit te laten zoeken en ervoor te zorgen dat je niet te veel betaalt.

Kan jouw telecom-infrastructuur het aan?

Als alles aan de IT-zijde op orde is, kan de telecomverbinding van jouw organisatie nog roet in het eten gooien. Is er wel voldoende capaciteit beschikbaar, of slibt deze verbinding helemaal dicht? Kijk ook naar de service level agreement met je IT leverancier: is de volledige capaciteit gegarandeerd, of mag de leverancier ook een lagere snelheid bieden? Ook andere organisaties in jouw omgeving zullen immers meer thuiswerkers hebben. Ook hier geldt: het is nu een goed moment om dat uit te laten zoeken en ervoor te zorgen dat je niet te veel betaald en dat je de juiste kwaliteit krijgt.

Is jouw organisatie berekend op uitval?

Vaak is de thuiswerkomgeving met lagere beschikbaarheids- en dienstverleningsafspraken ‘nice to have’. Maar als voor langere tijd grote groepen medewerkers moeten thuiswerken, dan wordt het een ‘need to have’. Uitval van verbindingen of systemen moet dan bijvoorbeeld sneller hersteld worden. Heeft jouw organisatie één internetverbinding? Dan is dat nu een kwetsbaar punt. Overweeg om er een tweede verbinding naast te leggen, liefst via een andere route en een andere leverancier. Nu is het een goed moment om dat uit te laten zoeken en ervoor te zorgen dat je niet te veel betaalt en dat je de juiste kwaliteit krijgt.

Is jouw werkplek veilig genoeg?

Daar waar men normaal gesproken af en toe een dagje thuis werkt, wordt er nu door de coronacrisis veelal noodgedwongen vanuit huis gewerkt. Gelukkig zijn er vandaag de dag voldoende technologische toepassingen die dit faciliteren (werken in de cloud, e-mail, videoconference etc.) waardoor dit goed in te richten is. Wees je echter wel bewust van de risico’s die hieraan kleven.

Organisaties nemen vaak maatregelen om op kantoor digitaal veilig te kunnen werken. Denk hierbij aan een antivirus op alle computers, een firewall, een beschermend wifi-netwerk en een apart netwerk voor gasten.
Het thuiswerken brengt echter andere risico’s met zich mee. Een medewerker gebruikt misschien zijn (onveilige) privé-computer, die ook door zijn kinderen gebruikt wordt, of heeft het thuisnetwerk niet goed beveiligd, waardoor deze eenvoudig te hacken is. Hierdoor is de kans groter dat je bedrijfsgegevens in verkeerde handen vallen.

Meer tips?

Wie wil er nu overbodige kosten? Niemand. Toch worden ze bij vele bedrijven gemaakt. Terwijl besparen makkelijker is dan u denkt, als je het in één keer goed aanpakt met de juiste partijen aan tafel. En dan gaat het soms maar om een uur werk per dag en voor je het weet heb je een maandelijks overschot van soms duizenden euro’s gerealiseerd. Dat is snel verdiend. Metri helpt je graag op weg naar een gezonder uitgavepatroon en een enorme besparing op de IT-kosten, zodat er ook nog eens gespaard kan worden of nieuwe investeringen gedaan kunnen worden. Kortom: aan de slag!

Besparen op IT doe je zo

Webinar: Hoe selecteer je de juiste leverancier?

Metri Team performance

Een goede samenwerking met de juiste IT-leveranciers wordt door de snelheid, waarmee de business van een organisatie verandert, steeds crucialer en doorslaggevender. Om deze samenwerking te bewerkstelligen is het noodzakelijk de best passende IT-leverancier te selecteren. De IT-leverancier hoort hierbij niet alleen aan te sluiten bij het betreffende IT-kavel, maar ook bij de organisatie en haar bedrijfsdoelstellingen.

Een goed passende IT-leverancier zorgt dus niet alleen voor de meest optimale, efficiënte en transparante dienstverlening en samenwerking, maar voegt de juiste waarde toe aan het bedrijf en haar doelstellingen. Het selecteren van een leverancier kan om verschillende redenen plaatsvinden; door afloop van een contract, ontevredenheid, nieuwe ontwikkelingen of een gewijzigde strategie. Om een nieuwe leverancier te selecteren dient ruim aandacht te zijn voor het proces, de inhoud-, financieel als ook op inkoop vlak.

Door langjarige en uitgebreide kennis van de leveranciersmarkt en haar ecosystemen, kan Metri snel en efficiënt helpen selecteren en contracteren van de juiste IT-leverancier(s). Hierbij ligt de focus op het verbinden van de uitbestedende organisatie en de IT-leverancier. Deze verbinding wordt gelegd middels exclusieve onderhandeling of een compact dialoogtraject met een beperkt aantal leveranciers d.m.v. een long-/shortlist. Om tot de best passende IT-leverancier(s) te komen, heeft Metri een concrete aanpak opgesteld.

In onderstaande webinar wordt uitgelegd hoe Metri in zo’n dergelijk leverancierstraject te werk gaat.

Meer weten?

Spreek direct een specialist, neem contact op met IDC Metri voor een snel en duidelijk antwoord:

Niet de sterkste overleeft, maar hij die zich aanpast

Metri

Houd u vast: uit facts van Metri, gebaseerd op de benchmark– en sourcingopdrachten, is gebleken dat ongeveer 75 procent van bestaande contracten tussen klant en leverancier niet wordt verlengd. Hoe dit komt? We leven in een tijd dat consolideren dodelijk is. Alles draait om continue innovaties en het toepassen van nieuwste technologieën. Hier liggen grote kansen voor leveranciers, zolang ze zichzelf maar opnieuw blijven uitvinden en uitdagen.. Stilstand is niet alleen achteruitgang; het betekent het einde van het contract.

Het zal voor velen geen nieuws zijn dat de IT-markt zich sneller en breder dan ooit ontwikkelt. Nieuwe technologieën als AI, RPA, robots, Smart Analytics en IoT kunnen organisaties verder brengen en inzichten geven die nooit eerder zijn verkregen. Dankzij deze innovaties is technologie bereikbaar voor veel organisaties en biedt het oneindig veel mogelijkheden. Deze mogelijkheden resulteren in een kortere doorlooptijd van contracten, een lagere TCV, kleinere deals of projecten en veel Proof of Concepts (PoC) en Proof of Values (PoV). Dit biedt kansen voor de vaak kleinere digitale specialisten en zorgt voor noodzaak tot innovatie bij grotere leveranciers. Ook de verwachtingen die klanten hebben bij deze dienstverlening verandert van arbeidsintensief en ‘handjes’ naar een digitale en touchless dienst. Dit alles heeft invloed op de traditionele contracten en dragen bij aan innovatie. Aflopende traditionele contracten zijn daarom een uitstekend startpunt voor innovatie en de basis om een nieuwe, waardevolle samenwerking aan te gaan.

Fris gewaagd is half gewonnen

Uit de facts die naar boven zijn gekomen, is gebleken dat bijna een kwart van de lopende contracten vernieuwd zal worden zonder aanpassingen of herijking. Dit is misschien niet de meest optimale situatie is voor de klantorganisatie, maar biedt veel kansen voor leveranciers. Dit heeft alles te maken met een verschuiving van het aanhouden van het licht, naar het actief innoveren en gebruik maken van nieuwe technologieën om nieuwe diensten te ontwikkelen en te leveren. Hierop kunnen leveranciers zich onderscheiden en bewijzen door aantoonbaar innovaties toe te passen in de vorm van PoC en PoV. Met toepassing van eigen innovaties, co-creatie met startups en innovatieve digitale specialisten. Ook heeft het opnieuw insourcen of automatiseren van gecontracteerde dienstverlening impact op aflopende contracten.

Omdat bijna driekwart van de contracten niet verlengd worden, biedt dit kansen voor zowel leverancier als klant. Leveranciers hebben kans een nieuw contract te scoren. Maar dan moeten ze zichzelf wel continu blijven uitvinden.

Zitten of opstaan

Hoe succesvol een leverancier de afgelopen jaren ook was; het commerciële risico, ofwel het kwijtraken bestaande contracten, is bijzonder groot. Aan de andere kant is er de groeipotentie: up- en cross-selling. Het einde van de initiële looptijd en van de totale looptijd van een contract zijn ijkpunten voor klanten om de performance van en de relatie en aansluiting van de dienstverlening met een leverancier te evalueren. Het resultaat van een goede samenwerking kan natuurlijk ook een reden zijn om de relatie te verdiepen of te verbreden wanneer de leverancier daartoe de juiste initiatieven neemt. Anderzijds kan het huwelijk ook stranden als de twee door organisatiewijzigingen of wijziging van behoeften niet meer passen. Het is voor de leverancier zaak actief aansluiting te vinden en zichzelf aan te passen. Inderdaad, de wet van Darwin geldt nu meer dan ooit in de IT-sector.

Ongeveer een kwart van de lopende contracten met de leverancier worden vernieuwd zonder aanpassingen. Kennelijk is de klant tevreden met de opgebouwde relatie, prijs en zijn stabiliteit en prestaties van de dienstverlening blijkbaar voldoende. Ook komt het voor dat klantorganisaties geen of weinig inzicht hebben in het contractportfolio. Dit kan liggen aan het onjuist inrichten en benutten van contractmanagement, maar ook aan kortlopende contracten als PoC en PoV contracten welke leiden tot gebrekkig overzicht gezien de vaak korte doorlooptijd. Een luxepositie voor de leverancier maar ook een risico. Bij een tevreden klant hoeft de leverancier immers enkel de dienstverlening te leveren zoals deze altijd is geleverd. Wil de leverancier het contract behouden, dan zal hij zich binnen het contract ongevraagd moeten blijven verbeteren en innoveren. Naast dat dit bijdraagt aan het kostenniveau of kwaliteit van de dienstverlening, heeft de klant geen noodzaak om over te stappen.

Driekwart van de lopende contracten wordt niet verlengd. Klantorganisaties kunnen hier verschillende redenen voor hebben. Prijs, herstructurering, prestaties, gebrekkige innovatie: ze kunnen allen leiden tot ‘contractbreuk’. Ook de relatie kan het pijnpunt zijn. Hierbij hoeft niet enkel gedacht te worden aan de klant-leveranciers relatie, maar ook cultural fit en de technologische fit bij de klantorganisatie. Leveranciers kunnen hierop inspelen door na het contract gewonnen te hebben, aantoonbaar te innoveren en qua prijs-kwaliteitsverhouding op de markt voor te lopen. Daarnaast is het is voor de klant van groot belang dat de leverancier zijn business leert kennen, om zodoende daar te automatiseren en efficiency aan te brengen waar de klant het meest geholpen is. Dit kan betekenen dat de leverancier eigen omzet ‘kannibaliseert’ en minder kan verkopen. Uit de ervaring van Metri is gebleken dat het helpen van een klant en een herijking op prijs, kwaliteit en strategie juist helpen bij het behouden van contracten en vaak meer “business” oplevert.

Het verschil tussen zitten of opstaan zit hem dus in het continu peilen waar de klant behoefte aan heeft en hem steeds beter leren kennen. Om dit te bewerkstelligen moet een leverancier up-to-date blijven en innoveren met nieuwe technologie, methodes en mensen. Doet een leverancier dit niet of is een klant niet (meer) tevreden, dan is de kans op het verliezen van het contract groot.

1577 contracten eindigen of vernieuwen de komende twee jaar

Uit onze analyse is gebleken dat er 1577 contracten expireren of vernieuwen gedurende de komende twee jaar. Deze transacties zullen daadwerkelijk opnieuw moeten worden aanbesteed (publieke sector) of opnieuw in de markt gezet worden (private sector). De onderstaande grafiek geeft een inschatting van de timing van de drie type opportunity’s die geanalyseerd zijn. Ieder contract in deze analyse heeft een (geschatte) minimale totale contractwaarde van 1 miljoen euro. De contracten met een contractwaarde onder 1 miljoen, kortlopende contracten en PoC en PoV, zijn hierin niet meegenomen. Dit heeft te maken met de zichtbaarheid van de kleinere contracten.

Doorsnede op diensten portfolio

De onderstaande analyse laat het aantal contracten zien gebaseerd op de gecontracteerde dienstverlening. Daarbij moet worden opgemerkt dat een contract meerdere diensten kan omvatten.

Het licht aanhouden of actief innoveren?

Organisaties en afzetmarkten innoveren op een hoger tempo dan ooit. Voelt de organisatie nu nog niet de druk om te veranderen, dan kunnen een nieuw businessmodel, verre concurrenten of nieuw product dit wel. Dit geldt ook voor de contracten. Een contract van een jaar oud kan al niet meer passen bij de wens, verwachting of markt. Klanten verwachten van leveranciers meer dan enkel het aanhouden van het licht en vragen om verbetering, prijs-kwaliteit en flexibiliteit. Daarvoor is innovatie nodig.

Ongeveer een kwart van de klantorganisaties behoudt de huidige leverancier, contract en dienstverlening. Dit heeft te maken met vertrouwen, stabiliteit, prestatie en de relatie. Als leverancier is dit een luxepositie, maar is het ook in deze situatie noodzakelijk te innoveren. Driekwart van de klantorganisaties kijkt na de contractperiode naar een nieuwe leverancier. Dit kan te maken hebben met wijziging van de organisatie (strategie, herstructurering), gebrek aan innovatie of prestaties (kwaliteit en prijs). Voor leveranciers biedt dit kansen. Hiervoor moet een leverancier de klant leren kennen, aantoonbaar innoveren en qua prijs en kwaliteit voorlopen op de markt.

Metri helpt

Haalt jouw organisatie de maximale waarden uit zijn of haar contracten of toe aan innovatie? Metri helpt organisaties inzicht te krijgen in de levensloop van de huidige IT-contracten, waardoor organisaties het maximale uit uw contact kan halen. Veel organisaties hebben onvoldoende inzicht in de lopende contracten. Dit ontstaat onder andere door het beperkt managen van contracten en de fase waarin deze contracten zich bevinden na de contractering. Ook de wijziging van strategie heeft impact op het contractportfolio. Met de expertise van de Metri sourcing practice, kijken we naar de digitale-, IT- en sourcing-strategie om optimaal gebruik te maken van huidige innovaties. Daaruit helpen we organisaties de juiste keuzes te maken met betrekking tot leveranciers, contractvormen en prestatiemeting. Op dit punt zal een feitelijke blik van een onafhankelijke partij zijn waarde bewijzen.

Ook is een veelgehoorde vraag van klantorganisaties of hetgeen wat zij aan IT uitgeven wel marktconform is. Is de vraag of de kosten te hoog zijn terecht of is het slechts een onderbuikgevoel? Metri voert in dat geval een IT Benchmark uit waarbij klantorganisaties inzicht krijgen in de kosten en kwaliteit die andere organisaties betalen voor vergelijkbare IT. Ook helpen wij leveranciers contracten te behouden door een benchmark uit te voeren op de huidige dienstverlening of helpen innoveren (zowel in het huidige contract als met innovatie-advies). Daarbij helpt Metri zowel klantorganisaties als leveranciers een einde te maken aan traditionele contracten en treffende innovatie toe te passen.

De informatie omtrent contracten, gebruikt voor deze vooruitblik op contractverlengingen en contractexpiraties, is afkomstig van vppipeline.com.

Houston, hebben we een probleem?

Stel nu dat we morgen in een raket naar de maan gaan. Dan is het handig dat we ons fatsoenlijk voorbereiden. En dat we dus niet na een tijdje denken: “Gaan we wel goed?” Een pathetische voorstelling van zaken? In de wereld van de IT is dit (bijna) dagelijkse kost…

Natuurlijk weten ervaren ruimtereizigers, die ons vergezellen, precies waar zij naartoe moeten. Zij hebben zich uitstekend voorbereid en worden elke seconde op aarde gevolgd door de NASA. Ze sturen de raket iets bij naar links en rechts zodat wij uiteindelijk op de maan landen. De landing zone.

Zo zou het ook in de IT moeten gaan. Natuurlijk kun je tussendoor wat draaien en sturen, maar je weet wel van tevoren waar je wilt gaan landen als je IT-dienstverlening gaat uitvragen of aanbesteden. Technisch weet je wat je nu hebt, je volgt de innovaties en trends in de markt, kortom: er is een antwoord op de uiteindelijke vraag. Je weet wat je nu betaalt, je kent de budgetten en verwachtingen van de organisatie en dus wat je wil uitgeven aan de toekomstige oplossing.

Daar komen de aanbiedingen

Maar wat nu, als leveranciers antwoorden gaan geven en/of aanbiedingen gaan doen die, naar later blijkt, compleet buiten de verwachtingen vallen? Hoe stuur je die dan bij? Hoe ga je om met de extra diensten die zij leveren of voorstellen, die ze eigenlijk niet goed beschreven hebben en wel in de prijs hebben opgenomen? Als je dat financieel goed voorbereid, is er vaak weinig aan de hand. Door het maken van een landing zone schets je van tevoren financiële kaders. Een business case is overigens ook een goede start. Zo creëer je een basis om de discussies met de verschillende partijen aan te kunnen gaan en kunnen verwachtingen aangaande budgetten tegen het licht gehouden worden. Daarnaast kan de technische of functionele oplossing op scope getoetst worden.

Vaak worden de financiën gek genoeg niet standaard meegenomen of afgekaderd. Het is ook veel leuker om over techniek en functionaliteit te praten en te kijken hoe innovaties zo goed mogelijk kunnen worden ingezet. Uitbesteden is communiceren en gedurende het proces ontstaan kleine en grote interpretatieverschillen die mensen met elkaar hebben. Je kunt samen met de leverancier een extra workshop plannen, hem nog eens uitleggen wat je bedoelt en eventueel additionele informatie verstrekken. Misschien heeft de leverancier iets over het hoofd gezien en kun je het proces op deze manier tussentijds bijsturen. Maar zorg dat de grote lijnen vanaf het begin staan. Of het nu om BVP (Best Value Procurement) gaat of meer traditionele aanbestedingsvormen zoals bijvoorbeeld RFI (Request for Information) en RFP (Request for Proposal). De financiën zijn een belangrijk onderdeel van het beoordelen van aanbiedingen en geven veel inzicht in de uiteindelijke scope van de technische of functionele oplossing. Met het maken van een business case of een landing zone, naast het nadenken over de techniek, krijg je niet alleen een goed beeld van de vraag en de oplossing, maar ook over: wat gaat het kosten? Is het reëel wat de leverancier vraagt voor de aangeboden oplossing? En past de aanbieding binnen gestelde verwachtingen en budgetten?

Hoe doen wij dat?

De klant heeft een vraag en zet deze in de markt in een tendertraject. Wij kunnen, met onze ruime benchmarkervaring, op basis van die vraag eigenlijk hetzelfde doen als de leveranciers, alleen niet op basis van techniek en oplossingen maar op basis van onze gegevens in de database. Zo kunnen we de markt financieel in kaart brengen door het gemiddelde, de onderkant en de bovenkant aan te geven van wat het zou mogen kosten als een klant deze vraag stelt. Door de aanbiedingen van de leveranciers vervolgens ten opzichte van deze landing zone te plotten, wordt voer voor sturing en discussie geleverd. Waarom is deze dienst zo duur? Dit volume klopt toch niet? De prijs voor dit component is wel heel laag, is de leverancier hier iets vergeten?

We worden geregeld gevraagd door klanten om te helpen bij het maken en vaststellen van een landing zone. Maar we haken vaak laat in het proces aan. Klanten schakelen ons laat in om inzicht te krijgen in de realiteitszin van de aanbiedingen en de oplossingen die leveranciers voorstellen. Klanten gaan relatief, financieel gezien, minder goed voorbereid te werk dan op het gebied van de techniek en functionele oplossingen. De boodschap? Bereid je zowel technisch en functioneel als financieel goed voor op wat er op je pad kan komen om te voorkomen dat je op de maan in een net iets te steile krater landt…

Wie stopt de digitale polonaise?

De technologische vooruitgang is overal zichtbaar, ook in de agrarische sector. Tegenwoordig kan de boer op afstand regelen waar zijn koe graast. Dat gaat niet meer met hekken maar met zenders en sensoren. Heel bijzonder, maar met digital vision of digital transformation heeft het niets te maken.

Hekken weg, is het adagium in de landbouw. De digitale vooruitgang heeft er onder meer voor gezorgd dat houten omheiningen aan de rand van het weiland totaal overbodig zijn. De koe is uitgerust met een sensor die in verbinding staat met een ontvanger in de boerderij. Onder de grond ligt een dun draadje, precies op de plek waar tot voor kort zijn hek stond. Komt de koe binnen vijftig centimeter van het draadje, dan hoort hij piep. Gaat hij over de grens, dan volgt een stroomstootje. En zo kan de boer de koe efficiënter laten eten door hem naar de juiste graasplek te dirigeren.

Dit vind ik nu een treffend voorbeeld van gebruik van nieuwe technologie in bestaande business. Maar in ons IT- vak praten we niet over ‘gebruik van nieuwe technologie’. Nee, het gaat over digital transformation. Of, in dit voorbeeld: digital transformation in farmers life.

Digital transformation, je hoort niet anders tegenwoordig. Maar het raakt eigenlijk kant noch wal. We transformeren naar een meer digitaal gedreven business. Je gaat niet meer naar de supermarkt, maar bestelt via een appje de AH-box. Dat is geen digital transformation maar een nieuwe manier van zaken doen. Maar, kuddedieren als we zijn, we lopen met z’n allen achter de hype aan. Iedere adviseur zegt vandaag de dag: we help you to transform your company into a more digital company. Holle frasen. Je gebruikt technologie om de bestaande business modellen te veranderen. Dat klinkt minder sexy, maar het heeft wel meer nuance.

Een ander containerbegrip is digital vision. Digitale visie bestaat helemaal niet. Je hebt een visie waardoor je anders over je business nadenkt en die visie wordt gestuurd door nieuwe technologie. Er is geen boardroom waarin het onderwerp op de agenda luidt: heden digitaal transformeren.

Het is heel belangrijk om nuances aan te brengen en niet in de polonaise aan te sluiten. Weten al die digital visionairs wel dat 85 procent van de business vandaag de dag bepaald wordt door de traditionele manier van zaken doen? Ons bedrijf heeft nog nooit zoveel business gedaan volgens de traditionele modellen als in het afgelopen anderhalf jaar. Ik zeg niet dat het een beter is dan het ander en ik juich de technologische vooruitgang enorm toe, maar het een kan beslist niet zonder het ander. Nu lijken adviseurs te zeggen: ‘gooi alle traditionele modellen de vuilnisbak in, ga over op digitaal en het leven lacht je toe’. Nogmaals, 85 procent van de omzet komt uit de ‘oude wereld’.

Zorg voor ruimte om nieuwe technologie uw business te helpen veranderen, maar zonder fanfare en hoempapa en doordacht, stap voor stap. Die houding is vaak ver te zoeken. Alles moet sneller en sneller en nog sneller en bedrijven negeren het liefst vandaag nog welke legacy is opgebouwd, terwijl die bagage nog zo essentieel is bij het (digitaal) zakendoen.

Dat alles snel gaat heeft veel voordelen. Uiteraard. Vroeger werd in anderhalf jaar een nieuwe auto ontwikkeld, nu in drie maanden. Computermodellen en 3D-printtechnologie hebben alles in een stroomversnelling geplaatst. De bakker zegt ook: ik moet sneller nieuwe smaken ontwikkelen, hoe weten we wat de markt wil? En dus gaat hij data verzamelen in winkels. Dat is geen digital vision, dat is technologie gebruiken om een nieuwe business modellen te ontwikkelen. Het is logisch blijven nadenken. Een geweldige digital vision zonder een goede relatie met je klanten levert je niets op. Daarom geloof ik dat zo’n geweldig hip digitaal medium als Twitter het jaar 2020 niet haalt. Net zoals veel start-ups de unicorn fase niet halen. Ik hoor zoveel geschreeuw, zoveel vorm en zo weinig echte inhoud. Te weinig praktisch, te weinig voeten in de aarde. Zij kunnen ook wel een stroomstootje gebruiken. Dat zal ze leren.


Rutte, Van Gaal en sourcingdeals hebben veel gemeen

Kunt u zich dat gesprek nog herinneren, van Pauw & Witteman met Mark Rutte en Diederik Samsom? Het leek wel een verliefd stel, de kersverse coalitiepartners. We zijn nu bijna vier jaar verder en conflicten, onenigheid en bijna-escalaties volgden elkaar in hoog tempo op. Zoals in bijna elk huwelijk. Bij outsourcing-partners is het al niet anders…

Het begint allemaal zo prachtig. Als er een outsourcing-contract tot stand moet komen, worden alle charmes uit de kast getrokken. Het is keihard werken om elkaars hart te veroveren, om élkaar te veroveren. Beleefdheden over en weer, complimenten te over, het kan niet op. En al die mooie woorden en genereuze gebaren zorgen voor een saamhorigheid waar je u tegen zegt. En dan hét moment. Bij verliefdheden is het de kus, in de politiek en in de wereld van de IT is dat de pennenstreek. Het contract wordt getekend en meteen is er euforie. Louis van Gaal weet daarover mee te praten toen hij bij Manchester United tekende. Zijn droomclub. In de wereld van de outsourcing worden ook droomcontracten getekend. Maar de realiteit haalt hen snel in, dat weet Louis van Gaal als geen ander.

Na de verliefdheid zijn er de problemen. In politiek Den Haag worden die in achterkamertjes opgelost. En zo gaat het bij ‘ons’ ook. Problemen zijn onvermijdelijk, uiteindelijk heeft iedereen zijn eigen, particuliere belangen. Maar in het tweede jaar moet de partijen er wel staan, zij aan zij. Dan moet er gescoord worden, resultaten behaald. In de politiek loopt de slimste partner met de successen weg maar praat naar buiten toe over ‘wij’. En dan het derde jaar, het jaar dat Van Gaal niet eens gegund werd, komt vaak de klad of de sleur erin en dromen we soms stiekem van een nieuwe partner. Ruzietjes worden niet meer in de kleedkamer uitgevochten, maar voor de camera. Om de boel niet te laten escaleren nemen we niet te veel risico’s, gaan we pappen en nathouden om het huwelijk in stand te houden en verlengen we onze kabinetsperiode met de afspraak dat we weliswaar kritisch maar vooral lief voor elkaar zijn. The thrill is gone. En soms, als we echt niet verder met elkaar willen, gunnen we elkaar geen gezamenlijke overwinningen en sneuvelt er af en toe een minister – of een service delivery manager – en is er van vooruitgang allang geen sprake meer.

Coalities, huwelijken, voetbaltransfers, outsourcingdeals: allen hebben dezelfde achilleshiel. Namelijk: er is te weinig een lange termijn aanpak. De keuzes zijn gestuurd door vandaag en morgen. Al een decennium lang verbaas ik me over de steeds mooier wordende innovatieteksten in sourcingcontracten, xla’s, kpi’s en andere veelbelovende afspraken. Er zijn uitzonderingen, zeker. Maar in 70 tot 80 procent is kortetermijndenken koning. In Den Haag wordt dan gescoord met het verhogen van de maximumsnelheid. Marginaal management, meer is het niet. Bij Manchester met de miljoenenaankoop van een wereldster die totaal niet in het team past. En in de IT-wereld is het al niet beter. Hoe het wel zou moeten? Binnenkort komen we met wat waardevolle adviezen. Dan pas? Kom zeg, de lange termijn, weet u nog?


METRI is een Fact Based IT adviesorganisatie gespecialiseerd in sourcing en benchmarking die organisaties helpt bij het verbeteren van de inrichting en besturing. Via een maandelijkse nieuwsbrief blijf je op de hoogte van marktontwikkelingen en trends.

[wysija_form id=”1″]

Iedereen wint bij meer transparantie

Zittend aan een Spaans zwembad terwijl mijn gezin lekker de hort op was, overpeinsde ik de eerste zes maanden van dit zakelijk jaar. Mijn gedachten bleven hangen bij een prachtige opdracht voor een wereldwijde organisatie in de food industrie. We hadden die klus net voor mijn vakantie afgerond en ik moest denken aan het WK voetbal in Brazilië.

Duitsland won. Zoals altijd. Argentinië werd tweede. Maar zo erg was dat niet. Daar waren ze achteraf best trots op. Nederland werd derde. Brazilië, de nummer vier, keek terug op een geweldig toernooi in eigen land. Er kan er maar één winnen. Maar verliezers kende dit WK eigenlijk niet.

Wat een treffende parallel. Onze opdracht leverde een tevreden klant op en vier tevreden leveranciers. Jazeker, ondanks dat er drie partijen de deal niet kregen, achter het net visten, zo u wilt. Eén partij ‘won’, maar het algemene gevoel bij iedereen was goed. Natuurlijk werd er even gebaald nadat de kogel door de kerk was, zoals Messi baalde toen hij tegen zijn zin in tot beste speler van het WK werd verkozen maar zonder wereldbeker naar huis mocht.

Aan dat zwembad dacht ik na waarom iedereen tevreden was. Eigenlijk is het antwoord simpel. Het samen met de klant uitgevoerde proces was zeer kort (er zaten twaalf weken tussen de kick off en het uiteindelijke besluit), de informatievoorziening zeer transparant, het proces bood ruimte aan informaliteit en er werd optimaal gebruik gemaakt van de expertise en ervaring van de leveranciers.

Maar eigenlijk was er één zaak nog belangrijker. Tijdens de kick off spraken we af dat de leveranciers in één keer met hun beste prijs zouden komen. En die toezegging hebben we ook gekregen. Dus niet een weken durend spel waarbij partijen tegen elkaar worden uitgespeeld, nee, de kaarten op tafel. Alleen een veranderde scope rechtvaardigde een aanpassing van de financiële aanbieding. En die financiële aanpassing is, door de manier van uitvragen, ook maximaal transparant.

Niets komt je aanwaaien, niets wordt klakkeloos geloofd, of je nou blauwe ogen hebt of een eerlijke stropdas. Je zag de leveranciers tijdens de kick off denken: ja, ja, je kunt het mooi vertellen maar wie zegt dat jij geen spelletje speelt. Dat wij onze kaarten tegen de borst houden om de leveranciers later bij de klant tegen elkaar uit te spelen. Maar scepsis mag. Argwaan ook. Alles wat aandacht krijgt, groeit. Zo is het ook met vertrouwen. En transparantie. Zelfs de afdeling procurement van de klant heeft het volgehouden om niet in het traditionele rollenspel te vervallen.

In de praktijk moet de komende maanden blijken of de leverancier echt zijn expertise en ervaring maximaal gaat gebruiken zonder te vervallen in oude gewoontes als ‘out of scope’ of scope uitbreiding. Ik ben hier optimistisch over.

No mystery maar transparantie. De marge blijft dan zeker behouden en de kwaliteit van de deal en de samenwerking wordt veel beter. Een goed begin is het halve werk. Nu ben ik vooral benieuwd of we hier in de toekomst in breed verband de handen voor op elkaar krijgen.