Skip to content

BVP SVP! (wél met checks and balances)

Auteur(s): Raymond Linkers

Plaise Pascal, Frans filosoof, schreef aan het eind van de zeventiende eeuw een prachtige zin: ‘Ik schrijf je een lange brief, want ik heb geen tijd voor een korte.’ Goethe had ook een mooie variant: In der Beschränkung zeigt sich erst der Meister. Ofwel: hou het kort.

Zo is het ook met Best Value Procurement. Een ware hype in sourcingland. Als wij een vraag namens een klant hebben en deze uitzetten bij leveranciers in de markt, dan ligt de bal bij ons. De opdrachtgever (klant) legt tot in detail uit wat ze zoeken. Dat betekent dat wij specificeren, we maken dikke boekwerken en sturen zware documenten naar de leverancier. Die komt met een lange beantwoording, die beoordelen wij dan weer via ingewikkelde modellen en komen uiteindelijk bij een leverancier uit met wie je vervolgens lange contractonderhandelingen hebt, voor je werkelijk kunt beginnen met de transitie.

BVP zegt: op deze manier gebruik je de kennis en echte expertise van de leverancier niet voldoende. Zo’n partij zit vol goede ideeën en heeft invalshoeken waar wij nooit aan denken. Gebruik die dan ook.

Wat en hoe?

De opdrachtnemer (en niet de opdrachtgever) is volgens het principe van BVP de expert en zorgt dat opdrachtgever vooraf zo min mogelijk besluiten over de uitvoering neemt. De opdrachtgever bepaalt wat, de leverancier bepaalt hoe. Wat je als opdrachtgever wel helder moet krijgen:

  • Wat wil ik bereiken (de business doelstellingen)?
  • Wat is de scope, wat verwacht je van de leverancier?
  • Wat mag het kosten?

Wij benaderen vervolgens de leverancier en verwachten niet meer dan een paar A4-tjes waarmee de leverancier aangeeft:

  • Hoe bereikt hij onze doelstelling?
  • Wat is zijn scope van de oplossing?

(die kan ruimer zijn dan wij gevraagd hebben. Kortom: hij denkt mee!)

  • Wat zijn z’n prestaties in het verleden (past performance)?
  • Welke risico’s liggen er buiten zijn macht en welke maatregelen horen daarbij?
  • Welke (extra) kansen ziet hij bij deze vraag?
  • Welke planning en prijs?

Op basis van het antwoord volgt er een beoordeling, een paar leveranciers komen als beste uit de bus en mensen die het echt gaan doen worden geïnterviewd en beoordeeld door een opdrachtgevers-commissie.

Niet meer U vraagt, wij draaien

Wat is het grote voordeel? Je zet de leverancier, met al z’n expertise, aan het werk. Hij krijgt de verantwoording over datgene waar hij verantwoordelijk voor hoort te zijn. In het gangbare systeem was het: u vraagt, wij draaien. Nu geven wij kaders aan en de leverancier bepaalt hoe het er daarbinnen komt uit te zien.

Zo zet je de leverancier in z’n kracht.

Checks and balances

Vooraf aan de gunning volgt voor de leverancier nadere uitwerking waarbij hijzelf het voortouw neemt. Hij is straks immers verantwoordelijk. Heel belangrijk, we schrikken nog geregeld van ICT-uitbestedingen die na gunning niet goed zijn gegaan, zoals bijvoorbeeld onlangs gemeente Almere uitgebreid in het nieuws was.

Daarom is het van belang een aantal checks and balances toe te passen. Zowel klanten als ICT leveranciers moeten wennen aan de ruimte die BVP met zich meebrengt:

  • Voorkom dat de opdrachtgever het verkeerde drempelbudget aangeeft. In het verleden is dit budget op een laat moment naar beneden bijgesteld met tandenknarsende last minute aanpassingen en navenant minder doordachte oplossingen van de leveranciers tot gevolg.
  • Voorkom ook dat de prijzen die de leveranciers afgeven niet realistisch zijn. Bepaal voor de door de leveranciers afgegeven oplossingen en prijzen de realistische minimum en maximum bandbreedte.Als bijvoorbeeld onder het prijsminimum wordt gescoord is er veel aanleiding om hier tijdens de interviews en in de uitwerkingsfase extra aandacht aan te besteden. Waarschijnlijk is een commerciële roze bril de oorzaak.

Wat de boventoon voert: we willen af van het uitgebreide verhaal. Geen boekwerken meer, maar snelheid en interactie. We merken al een tijd dat klanten en leveranciers behoefte hebben aan vernieuwing op dit vlak. En BVP is daarvan een vernieuwend én verfrissend voorbeeld. Maar wel relatief nieuw: 200 gerealiseerde trajecten, waarvan 15% ICT .

Dus graag wel met checks and balances.

 

Lees verder

Laatste IT-nieuws? Volg IDC Metri op LinkedIn

Nieuwsbrief

Boeingavenue 238 - 1119 PZ Schiphol-Rijk - Nederland - Tel + 31 20 655 1777